SOCIETÀ

Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 1 settembre 2026

INFORMATIVA SULLA PRIVACY

La presente Informativa sulla privacy si applica a:

visitatori del nostro sito;
potenziali clienti professionali che interagiscono con noi, richiedono informazioni o ricevono comunicazioni di marketing; e
clienti professionali e loro rappresentanti che utilizzano i nostri Servizi o vi si abbonano.

Spiega come AIDOCS STUDIO raccoglie, utilizza, condivide e protegge i dati personali in questi contesti, così come i diritti a disposizione dei soggetti ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati applicabili, in particolare il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Proteggere la tua privacy è importante per AIDOCS STUDIO. Quando interagisci con noi o utilizzi i nostri Servizi, puoi condividere dati personali con noi e prendiamo seriamente questa responsabilità. La presente Informativa sulla privacy è destinata ad aiutarti a comprendere come e perché trattiamo i tuoi dati personali e come puoi esercitare i tuoi diritti.

La presente Informativa sulla privacy si applica indipendentemente dal fatto che l'utente interagisca direttamente con noi, attraverso il nostro sito web, o attraverso l'utilizzo dei nostri servizi da parte della propria organizzazione.

Chi è responsabile del trattamento dei dati personali?

AIDOCS STUDIO, società francese registrata al numero 939 664 108 R.C.S. Montpellier, con sede legale in 3 Rue des Gladiateurs 34170 Castelnau-le-Lez, Francia, agisce come titolare del trattamento per i dati personali trattati per finalità proprie, in particolare in relazione al sito web, alla prospezione commerciale, alla gestione degli account, al rapporto contrattuale B2B, all'assistenza e alla sicurezza delle proprie attività.

Inoltre, quando AIDOCS STUDIO fornisce i suoi servizi ai clienti aziendali, può trattare i dati personali per conto e sotto le istruzioni di tali clienti, agendo come responsabile del trattamento ai sensi del GDPR. In tali casi, il cliente interessato agisce come titolare del trattamento ed è principalmente responsabile del trattamento dei dati personali.

Se avete domande o desiderate esercitare i vostri diritti in relazione al trattamento effettuato per conto di uno dei nostri clienti, dovreste contattare direttamente il cliente. Se del caso, qualsiasi richiesta che riceviamo in questo contesto verrà inoltrata al cliente interessato.

La presente Informativa disciplina i trattamenti per i quali AIDOCS STUDIO determina le proprie finalità e i propri mezzi. Per i dati personali contenuti nelle Richieste, nelle comunicazioni, nei documenti, negli allegati, negli spazi documentali, negli Output o in altri contenuti trattati esclusivamente per conto di un Cliente, il Cliente interessato agisce quale titolare del trattamento e AIDOCS STUDIO quale responsabile del trattamento; tali trattamenti sono disciplinati dal DPA e dalle istruzioni documentate del Cliente. Le descrizioni che seguono relative al funzionamento dei Servizi informano sulle categorie generali di operazioni interessate, senza sostituire l'informativa che spetta al Cliente fornire agli interessati.

Quali dati personali trattiamo?

Possiamo raccogliere e trattare diverse categorie di dati personali, a seconda di come interagisci con AIDOCS STUDIO, in qualità di visitatore del sito web, potenziale cliente professionale o cliente professionale.

Le categorie di dati personali trattati possono variare a seconda dei servizi utilizzati, della natura del rapporto con AIDOCS STUDIO e delle disposizioni contrattuali applicabili.

Dati forniti direttamente

Quando ci contatti, richiedi informazioni, prenoti una dimostrazione, abboni ai nostri servizi, effettui un ordine o interagisci con noi, raccogliamo i dati personali che scegli di fornire, che possono includere in particolare:

dati di identificazione (come il tuo primo e cognome);
contatti professionali (ad esempio indirizzo e-mail aziendale, numero di telefono, titolo di lavoro);
informazioni relative all'azienda (come nome dell'azienda, industria o dimensione);
informazioni sull'account e sull'abbonamento;
il contenuto delle vostre comunicazioni con noi.

Raccogliamo solo dati personali necessari per lo scopo pertinente. Fornire tali dati è volontario; tuttavia, se si sceglie di non fornire determinate informazioni, potremmo non essere in grado di rispondere alla vostra richiesta o fornire l'accesso a determinati servizi.

Dati raccolti automaticamente

Quando visiti il nostro sito web o utilizzi i nostri Servizi, possiamo raccogliere automaticamente alcuni dati tecnici e di utilizzo mediante i registri del server e, per le preferenze strettamente necessarie, mediante la memorizzazione locale del browser, tra cui:

Indirizzo IP;
informazioni sul dispositivo e sul browser;
sistema operativo;
data e ora di accesso;
pagine visualizzate e interazioni con il sito web o servizi;
dati relativi alle prestazioni e alla sicurezza dei nostri servizi.

La memorizzazione locale utilizzata dal sito conserva in particolare le preferenze necessarie alla lingua, alla navigazione o al funzionamento richiesto dall'utente e non è destinata al tracciamento pubblicitario. Qualora in futuro fossero utilizzati cookie o strumenti di tracciamento non strettamente necessari, la presente informativa e, ove richiesto, il meccanismo di consenso saranno aggiornati di conseguenza.

I registri tecnici e le registrazioni operative possono contenere dati collegati alle Richieste o al loro trattamento e possono essere conservati nella misura necessaria alla sicurezza, alla continuità, all'assistenza, alla diagnostica, all'audit, alla tracciabilità e alla prova, nonché al rispetto degli obblighi legali e contrattuali applicabili.

Dati raccolti da fonti di terze parti

Ai sensi della legge applicabile, possiamo ricevere dati personali da fonti di terze parti, in particolare in un contesto B2B, quali:

reti sociali professionali;
database o siti web pubblicamente disponibili;
partner commerciali o fornitori di servizi.

Tali dati possono essere utilizzati, in particolare, per identificare potenziali contatti commerciali e mantenere e sviluppare le nostre relazioni commerciali.

Contenuti affidati ai Servizi Max e misure di protezione applicabili

Le domande, le istruzioni, le comunicazioni, i documenti, gli allegati, gli spazi documentali e gli altri contenuti affidati o resi accessibili a Max possono contenere dati personali o informazioni riservate scelti e trasmessi dal Cliente o dall'Utente.

A seconda della funzione utilizzata e della fase di trattamento, Max può applicare misure di minimizzazione, pseudonimizzazione, generalizzazione o anonimizzazione quando pertinenti e tecnicamente compatibili con la finalità richiesta. La pseudonimizzazione è una misura reversibile di riduzione dell'esposizione e i dati pseudonimizzati restano dati personali.

Alcune operazioni necessarie alla fornitura dei Servizi, tra cui la ricezione, l'estrazione, il riconoscimento ottico dei caratteri, la traduzione, la presentazione, l'instradamento o altri trattamenti richiesti dal Cliente, possono rendere necessario trattare il contenuto sorgente prima di una pseudonimizzazione o senza pseudonimizzazione preventiva. Quando intervengono fornitori esterni, il loro accesso è limitato a quanto necessario alla funzione pertinente ed è disciplinato dagli impegni applicabili in materia di riservatezza e protezione dei dati.

AIDOCS STUDIO non dichiara che ogni contenuto sia sempre anonimizzato o pseudonimizzato prima di qualsiasi operazione esterna. Le misure applicabili dipendono dalla natura del contenuto, dalla funzione richiesta, dalla configurazione e dai vincoli tecnici del trattamento.

Categorie particolari di dati e dati relativi a condanne penali e reati

Data la natura dei Servizi, i contenuti sottoposti o resi accessibili dal Cliente possono contenere categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR o dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'articolo 10 del GDPR.

AIDOCS STUDIO non richiede specificamente tali dati, ma può essere chiamata a trattarli per conto del Cliente e conformemente alle sue istruzioni, nella misura necessaria alla fornitura dei Servizi. Il Cliente resta responsabile della liceità dei dati e dei trattamenti che decide di sottoporre ai Servizi, compresa l'individuazione di una base giuridica adeguata e il rispetto delle condizioni o garanzie supplementari applicabili.

Perché trattiamo i dati personali e per quanto tempo li conserviamo?

Trattiamo i dati personali solo per scopi specifici, espliciti e legittimi, basati su una base giuridica appropriata ai sensi del GDPR, e per non più di quanto sia necessario per raggiungere tali scopi.

La tabella seguente fornisce una panoramica chiara delle finalità per cui trattiamo i dati personali, delle basi giuridiche invocate e del periodo per cui tali dati vengono conservati.

Gestione dei contratti e fornitura di servizi

Oggetto	Base giuridica	Periodo di conservazione
Gestione dei rapporti contrattuali e fornitura di servizi	Esecuzione del contratto, quando l'interessato ne è parte; interesse legittimo di AIDOCS STUDIO e del Cliente alla gestione del rapporto commerciale B2B negli altri casi	Durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il periodo necessario all'adempimento degli obblighi legali, alla prova e all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di diritti
Rispetto degli obblighi contabili, fiscali e regolamentari	Il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi legali	Conservazione in archivi intermedi per i periodi di conservazione previsti dalla legge
Gestione del pre-litigation e del contenzioso	L'interesse legittimo a stabilire, esercitare o difendere rivendicazioni legali	Durata del termine di prescrizione applicabile (generalmente 5 anni)

Marketing e prospezione commerciale

Oggetto	Base giuridica	Periodo di conservazione
Comunicazioni di marketing e attività di prospezione commerciale con mezzi elettronici	legittimo interesse a promuovere e sviluppare la nostra attività; consenso ove richiesto dalla legge	Fino alla revoca del consenso (ove applicabile), oppure per 3 anni a decorrere: (i) dalla fine del rapporto commerciale per i clienti, o (ii) dall'ultimo contatto o dall'ultima raccolta di dati per i potenziali clienti

Gestione delle attività commerciali

Oggetto	Base giuridica	Periodo di conservazione
Analisi aziendale, statistiche, sondaggi e miglioramento dei servizi	L'interesse legittimo a migliorare i nostri servizi, l'esperienza degli utenti e le prestazioni aziendali	Per il tempo necessario alle analisi, alle statistiche, ai sondaggi e al miglioramento dei Servizi, tenuto conto della natura dei dati, della finalità perseguita e delle esigenze di prova o conformità

Sicurezza, funzionamento e prestazioni dei servizi

Oggetto	Base giuridica	Periodo di conservazione
Monitoraggio, sicurezza, prevenzione delle frodi e mantenimento delle prestazioni del nostro sito web e dei nostri servizi (compresi log e dati tecnici)	L'interesse legittimo a garantire la sicurezza e il corretto funzionamento dei nostri servizi	Per il tempo necessario alla sicurezza, alla prevenzione delle frodi, al funzionamento, all'assistenza, alla diagnostica, all'audit, alla tracciabilità e alla prova, nonché agli obblighi legali e contrattuali applicabili

Gestione dei diritti dell'interessato

Oggetto	Base giuridica	Periodo di conservazione
Gestione delle richieste di esercizio dei diritti dell'interessato	Compliance con obbligo legale	Per il tempo necessario alla gestione della richiesta, alla documentazione della risposta e alla conservazione delle prove richieste dalla legge o necessarie all'esercizio o alla difesa di diritti

Quando AIDOCS STUDIO agisce quale responsabile del trattamento, i contenuti del Cliente e i dati personali connessi possono essere conservati per il tempo necessario alla fornitura e alla continuità dei Servizi, alla sicurezza, all'assistenza, alla diagnostica, all'audit, alla tracciabilità e alla prova, nonché al rispetto del DPA e degli obblighi legali e contrattuali applicabili.

I dati personali possono essere conservati più a lungo quando ciò sia necessario per rispettare obblighi legali o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto. In ogni caso, i dati personali non sono conservati oltre il tempo necessario alla finalità applicabile. La cancellazione dai sistemi attivi non comporta l'eliminazione immediata delle copie temporanee, delle cache, dei dati derivati ricostruibili o delle copie di backup, che possono permanere fino alla loro normale scadenza o rotazione. Durante tale periodo, l'accesso e l'utilizzo restano limitati alla finalità pertinente. Una volta scaduti il periodo di conservazione applicabile e il ciclo tecnico di cancellazione, i dati sono cancellati o, se del caso, anonimizzati in modo irreversibile.

Con chi condividiamo i tuoi dati personali?

Non vendiamo dati personali.

Comunichiamo dati personali esclusivamente nella misura necessaria alla fornitura, al funzionamento, alla sicurezza, alla continuità e all'assistenza dei Servizi, alla gestione del rapporto con il Cliente, all'esecuzione di una funzione richiesta o all'adempimento di un obbligo legale.

Destinatari interni

I dati personali possono essere accessibili dai dipendenti autorizzati di AIDOCS STUDIO, rigorosamente su base di necessità e unicamente per l’adempimento dei loro doveri.

Destinatari esterni

A seconda del Servizio utilizzato, della funzione richiesta e della configurazione applicabile, le categorie di destinatari esterni possono comprendere:

fornitori di messaggistica, comunicazione e collaborazione;
fornitori di hosting, infrastruttura, conservazione e backup;
fornitori di modelli di intelligenza artificiale e di servizi tecnici specializzati, compresi, quando necessario, estrazione di file, riconoscimento ottico dei caratteri, traduzione o generazione di presentazioni;
fornitori di strumenti CRM, assistenza clienti, sicurezza, diagnostica, audit o analisi, per i dati necessari alle rispettive funzioni;
consulenti professionali (come consulenti legali, revisori o contabili);
autorità pubbliche o giudiziarie, quando la divulgazione è richiesta dalla legge applicabile o da una richiesta giuridica vincolante.

I responsabili del trattamento sono soggetti a obblighi contrattuali adeguati, compresi impegni di riservatezza e protezione dei dati conformi al GDPR. L'elenco dei sub-responsabili, le rispettive funzioni e le informazioni pertinenti sui trattamenti sono indicati nel nostro Accordo sul trattamento dei dati. Non tutti i fornitori elencati nel DPA sono necessariamente utilizzati per ogni Richiesta o funzione.

Operazioni aziendali

I dati personali possono anche essere divulgati nel contesto di una potenziale o effettiva fusione, acquisizione, ristrutturazione o vendita di tutti o parte dei beni di AIDOCS STUDIO, soggetti a adeguate garanzie.

Trasferimenti internazionali

Alcuni dei nostri fornitori di servizi si trovano al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), anche in paesi come gli Stati Uniti. Se i dati personali vengono trasferiti al di fuori del SEE in un paese che non è soggetto a una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea ai sensi dell'articolo 45 del GDPR, tali trasferimenti sono regolati da garanzie appropriate ai sensi degli articoli 46 et seq. del GDPR, in particolare le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea.

Se necessario, implementiamo ulteriori misure tecniche e organizzative per garantire un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello garantito nel SEE.

È possibile ottenere ulteriori informazioni sui trasferimenti internazionali di dati e una copia delle garanzie pertinenti (escluse le informazioni riservate) contattandoci come indicato nella sezione 7.

Quali sono i tuoi diritti e come esercitarli?

In base alle leggi applicabili sulla protezione dei dati, l'utente ha i seguenti diritti, soggetti a condizioni legali:

Per revocare il consenso in qualsiasi momento in cui il trattamento è basato sul consenso;
Per ottenere la conferma del trattamento dei dati personali e, in caso affermativo, per accedervi e ricevere una copia;
Per richiedere la correzione o il completamento di dati inesatti o incompleti;
richiedere la cancellazione dei dati o la limitazione del trattamento in determinate circostanze;
Ricevere i tuoi dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, oppure richiederne la trasmissione a un altro titolare del trattamento;
Per definire le istruzioni relative al trattamento dei dati dopo la morte;
opporsi al trattamento fondato sui nostri interessi legittimi, salvo che dimostriamo l'esistenza di motivi legittimi cogenti oppure che il trattamento sia necessario per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto.

Puoi esercitare i tuoi diritti contattandoci all'indirizzo email fornito nella sezione 7.

Ha anche il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente. In Francia, l'autorità competente è la CNIL (www.cnil.fr).

Questi diritti possono essere soggetti a limitazioni o eccezioni ai sensi della legge applicabile.

Quando una richiesta riguarda contenuti o dati trattati da AIDOCS STUDIO per conto di un Cliente, quest'ultimo rimane il principale punto di contatto e determina il seguito da dare alla richiesta. AIDOCS STUDIO assiste il Cliente conformemente al DPA. Il Cliente mantiene il controllo delle fonti da esso controllate, in particolare delle caselle di posta elettronica e degli spazi documentali, e deve effettuare in tali fonti le operazioni richieste. La rimozione dell'accesso a un elemento o la sua cancellazione in una tale fonte non comporta automaticamente la cancellazione, elemento per elemento, delle cronologie operative, delle copie, dei metadati, dei log, delle cache o dei backup conservati in Max per le finalità applicabili; tali elementi restano soggetti all'Accordo e al DPA. L'esercizio di un diritto non conferisce alcun diritto di accesso ai dati di altre persone né al software, ai metodi, alle informazioni di sicurezza o ad altri elementi riservati propri di AIDOCS STUDIO. I dati propri dell'account Max, i log necessari alla sicurezza, alla prova o al rispetto di obblighi legali, nonché i backup, sono trattati e cancellati in conformità alle finalità e ai processi applicabili.

PROTEZIONE DEI MINORI

I nostri Servizi sono destinati esclusivamente a utenti professionali e non sono progettati per essere utilizzati da minori. Non raccogliamo consapevolmente dati personali relativi a minori.

Chiunque fornisca informazioni ad AIDOCS STUDIO in relazione a un ordine o a un Servizio dichiara di essere maggiorenne. Se accertiamo di aver raccolto, in qualità di titolare del trattamento, dati personali relativi a un minore senza un'idonea base giuridica o un'adeguata autorizzazione, adottiamo le misure richieste dalla legge applicabile, inclusa, quando necessario, la cancellazione, fatti salvi gli eventuali obblighi di conservazione applicabili.

Qualora dati personali relativi a minori siano trattati nell'ambito di contenuti sottoposti o resi accessibili da un Cliente, il Cliente resta responsabile di garantire la liceità del trattamento e di soddisfare gli eventuali requisiti applicabili in materia di consenso, informativa o di altra natura. AIDOCS STUDIO tratta tali dati in base alle istruzioni documentate del Cliente e assiste quest'ultimo conformemente al DPA.

Ti invitiamo a contattarci se ritieni che dati personali relativi a un minore ci siano stati forniti senza un'adeguata autorizzazione.

CONTATTO

Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa sulla privacy, per esercitare i tuoi diritti, o per sollevare un reclamo, si prega di contattarci a: dataprivacy@aidocs.studio.

Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy per riflettere modifiche dei requisiti legali, dei nostri Servizi o delle nostre pratiche di trattamento. Si applica la versione in vigore al momento del trattamento pertinente.

Se del caso, ti informeremo delle modifiche materiali inviando un avviso in questa pagina.

Data di entrata in vigore: 1 settembre 2026