Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique de confidentialité s'applique :

• aux visiteurs de notre site internet ;
• aux prospects professionnels qui interagissent avec nous, demandent des informations ou reçoivent des communications marketing ; et
• aux clients professionnels et à leurs représentants qui utilisent nos services ou y souscrivent.

Elle explique comment AIDOCS STUDIO collecte, utilise, partage et protège les données à caractère personnel dans ces contextes, ainsi que les droits dont disposent les personnes au titre des lois applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

La protection de votre vie privée est importante pour AIDOCS STUDIO. Lorsque vous interagissez avec nous ou utilisez nos services, vous êtes susceptible de partager des données à caractère personnel avec nous, et nous prenons cette responsabilité au sérieux. La présente Politique de confidentialité vise à vous aider à comprendre comment et pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel et comment vous pouvez exercer vos droits.

La présente Politique de confidentialité s'applique que vous interagissiez avec nous directement, par l'intermédiaire de notre site internet, ou par l'utilisation de nos services par votre organisation.

• QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

AIDOCS STUDIO, société française immatriculée sous le numéro 939 664 108 R.C.S. Montpellier, dont le siège social est situé 3 Rue des Gladiateurs, 34170 Castelnau-le-Lez, France, agit en qualité de responsable du traitement pour les données à caractère personnel qu'elle traite pour ses propres finalités, notamment dans le cadre du site internet, de la prospection, de la gestion des comptes, de la relation contractuelle B2B, de l'assistance et de la sécurité de ses activités.

En outre, lorsqu'AIDOCS STUDIO fournit ses services à des clients professionnels, elle peut traiter des données à caractère personnel pour le compte et sur instructions de ces clients, agissant alors en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Dans ces cas, le client concerné agit en qualité de responsable du traitement et est responsable au premier chef du traitement des données à caractère personnel.

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits au titre d'un traitement effectué pour le compte de l'un de nos clients, il vous appartient de contacter directement ce client. Le cas échéant, toute demande que nous recevrions dans ce contexte sera transmise au client concerné.

La présente Politique de confidentialité régit les traitements pour lesquels AIDOCS STUDIO agit en qualité de responsable du traitement. Elle fournit également, à titre de transparence, des informations générales sur les opérations qu'AIDOCS STUDIO peut effectuer comme sous-traitant pour les contenus du Client ; ces traitements sont régis par les instructions du Client et par l'Accord de traitement des données applicable. La présente Politique ne s'applique pas aux traitements effectués par nos clients indépendamment de nos Services et ne remplace pas les informations que le Client, en qualité de responsable du traitement, doit fournir aux personnes concernées.

• QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ?

Nous sommes susceptibles de collecter et de traiter différentes catégories de données à caractère personnel, selon la manière dont vous interagissez avec AIDOCS STUDIO, que ce soit en qualité de visiteur du site, de prospect professionnel ou de client professionnel.

Les catégories de données à caractère personnel traitées peuvent varier en fonction des services utilisés, de la nature de la relation avec AIDOCS STUDIO et des arrangements contractuels applicables.

• Données que vous fournissez directement

Lorsque vous nous contactez, demandez des informations, réservez une démonstration, souscrivez à nos services, passez une commande ou interagissez autrement avec nous, nous collectons les données à caractère personnel que vous choisissez de fournir, lesquelles peuvent inclure notamment :

• des données d'identification (telles que vos nom et prénom) ;
• des coordonnées professionnelles (telles qu'adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone, fonction) ;
• des informations relatives à l'entreprise (telles que dénomination sociale, secteur d'activité ou taille) ;
• des informations de compte et d'abonnement ;
• le contenu de vos communications avec nous.

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires à la finalité concernée. La fourniture de ces données est facultative ; toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir certaines informations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de répondre à votre demande ou de vous donner accès à certains services.

• Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site internet ou utilisez nos services, nous sommes susceptibles de collecter automatiquement certaines données techniques et d'utilisation au moyen des journaux du serveur et, pour les préférences strictement nécessaires, du stockage local du navigateur, notamment :

• l'adresse IP ;
• les informations relatives à l'appareil et au navigateur ;
• le système d'exploitation ;
• la date et l'heure d'accès ;
• les pages consultées et les interactions avec le site ou les services ;
• les données de journalisation et d'utilisation relatives à la performance et à la sécurité de nos services.

Le stockage local strictement nécessaire peut notamment conserver des préférences de langue, de navigation ou de session. Il n'a pas pour objet le suivi publicitaire. Si AIDOCS STUDIO devait ultérieurement mettre en œuvre des traceurs non essentiels, les informations et mécanismes de choix requis par le droit applicable seraient mis à disposition.

Les journaux techniques et enregistrements opérationnels peuvent contenir des données liées aux demandes et à leur utilisation. Ils peuvent être traités dans la mesure nécessaire à la sécurité, à la continuité, à l'assistance, au diagnostic, à l'audit, à la traçabilité et à la preuve.

• Données collectées auprès de sources tierces

Sous réserve du droit applicable, nous sommes susceptibles de recevoir des données à caractère personnel auprès de sources tierces, en particulier dans un contexte B2B, telles que :

• les réseaux sociaux professionnels ;
• les bases de données ou sites internet accessibles au public ;
• les partenaires commerciaux ou prestataires de services.

De telles données peuvent notamment être utilisées pour identifier des contacts commerciaux potentiels, entretenir et développer nos relations commerciales.

• Contenus confiés aux services Max et mesures de minimisation

Les questions, instructions, communications, documents, pièces jointes, espaces documentaires, dossiers, résultats et autres contenus soumis, rendus accessibles ou traités au moyen de Max peuvent contenir des données à caractère personnel ou des informations confidentielles choisies et transmises par le client ou l'utilisateur.

Selon la fonctionnalité et l'étape du traitement concernées, AIDOCS STUDIO peut appliquer des mesures de minimisation, de pseudonymisation, de généralisation ou d'anonymisation lorsque cela est applicable. La pseudonymisation, lorsqu'elle est utilisée, réduit l'exposition des données mais demeure réversible et ne constitue pas une anonymisation.

Certaines opérations nécessaires à la fourniture des Services, notamment la réception, l'extraction de contenu, la reconnaissance optique de caractères, la traduction, la génération de présentations ou l'acheminement, peuvent nécessiter le traitement du contenu source avant toute pseudonymisation ou sans pseudonymisation préalable. Tout recours à un prestataire intervient dans la mesure nécessaire à l'opération concernée et sous réserve des garanties contractuelles et organisationnelles applicables.

AIDOCS STUDIO ne garantit donc pas que l'intégralité de tout contenu soit anonymisée ou pseudonymisée avant chaque opération externe. Les mesures appliquées dépendent du Service utilisé, de la nature du contenu et de l'opération à réaliser.

• Données sensibles et données relatives aux infractions

Compte tenu de la nature des Services, les contenus soumis ou rendus accessibles par le Client peuvent contenir des catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD ou des données relatives aux condamnations pénales et infractions au sens de l'article 10 du RGPD.

AIDOCS STUDIO ne sollicite pas spécifiquement de telles données mais peut être amenée à les traiter, pour le compte du Client et conformément à ses instructions, dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services. Le Client demeure responsable de la licéité des données et traitements qu'il décide de soumettre aux Services.

• POURQUOI COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ET COMBIEN DE TEMPS LES CONSERVONS-NOUS ?

Nous ne traitons les données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sur le fondement d'une base légale appropriée au titre du RGPD, et pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de ces finalités.

Le tableau ci-dessous vise à fournir un aperçu clair des raisons pour lesquelles nous traitons les données à caractère personnel, des bases légales invoquées et de la durée de conservation de ces données.

Finalité

Base légale

Durée de conservation

Gestion des relations contractuelles et fourniture des services

Exécution du contrat lorsque la personne concernée en est partie ; intérêt légitime à gérer et exécuter la relation contractuelle B2B dans les autres cas

Durée de la relation contractuelle, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales, à la preuve et à la défense des droits

Respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires

Le traitement est nécessaire au respect d'obligations légales

Conservation en archivage intermédiaire pendant les durées légales de conservation applicables

Gestion des précontentieux et contentieux

Intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits en justice

Durée de la prescription applicable (généralement 5 ans)

Communications marketing et prospection commerciale par voie électronique

Intérêt légitime à promouvoir et développer notre activité ; consentement lorsque la loi l'exige

Jusqu'au retrait du consentement (le cas échéant), ou 3 ans à compter : (i) de la fin de la relation commerciale pour les clients, ou (ii) du dernier contact ou de la dernière collecte de données pour les prospects

Analyses commerciales, statistiques, enquêtes et amélioration des services

Intérêt légitime à améliorer nos services, l'expérience utilisateur et la performance de notre activité

Pendant la durée nécessaire à l'analyse et à l'amélioration concernées, puis suppression ou anonymisation selon les processus applicables

Suivi, sécurité, prévention de la fraude et maintien de la performance de notre site et de nos services (y compris journaux et données techniques)

Intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos services

Pendant la durée nécessaire à la sécurité, à la continuité, à l'assistance, au diagnostic, à l'audit, à la traçabilité et à la preuve, puis selon les cycles techniques applicables

Traitement des demandes d'exercice des droits des personnes concernées

Respect d'une obligation légale

Pendant le temps nécessaire au traitement de la demande, puis pendant la durée nécessaire à la preuve de son traitement et au respect des obligations légales applicables

Lorsqu'AIDOCS STUDIO agit comme sous-traitant, les contenus du Client peuvent être conservés conformément au Contrat et à l'Accord de traitement des données dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la continuité, à la sécurité, à l'assistance, à la traçabilité et au fonctionnement des Services, ainsi qu'au respect des obligations légales et contractuelles applicables.

Les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues lorsque cela est nécessaire au respect d'obligations légales ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. À l'expiration de la durée applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou placées hors d'usage selon le cas. La suppression des systèmes actifs n'entraîne pas nécessairement l'effacement immédiat des copies temporaires, caches, données dérivées reconstructibles ou sauvegardes, qui peuvent subsister de manière restreinte jusqu'à l'achèvement des processus techniques ou cycles de rotation applicables.

• AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

Nous ne communiquons des données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à la fourniture, à l'exploitation, à la sécurisation et à l'assistance des Services, à la gestion de la relation commerciale, ou au respect d'une obligation légale.

• Destinataires internes

Les données à caractère personnel peuvent être accessibles aux salariés autorisés d'AIDOCS STUDIO, strictement en fonction de leur besoin d'en connaître et aux seules fins de l'exécution de leurs missions.

• Destinataires externes

Selon le Service utilisé et la configuration applicable, les catégories de destinataires externes sont les suivantes :

• des prestataires de communication, d'hébergement, de stockage, de sauvegarde et d'infrastructure ;
• des fournisseurs de technologies et de modèles d'intelligence artificielle, de reconnaissance optique de caractères, de traduction, d'analyse ou de génération de contenu, lorsqu'ils sont nécessaires à la fonctionnalité utilisée ;
• des outils de gestion de la relation client, d'assistance, de sécurité, de diagnostic, d'audit ou de mesure de performance ;
• des conseils professionnels (tels que conseils juridiques, auditeurs ou experts-comptables) ;
• des autorités publiques ou judiciaires, lorsque la divulgation est requise par le droit applicable ou une demande juridique contraignante.

Les sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles appropriées, y compris des engagements de confidentialité et de protection des données conformément au RGPD. La liste des sous-traitants ultérieurs, leurs fonctions et les informations pertinentes relatives à la localisation des traitements figurent dans notre Accord de traitement des données. Tous les prestataires ne sont pas nécessairement sollicités pour chaque utilisation des Services.

• Opérations sur la société

Les données à caractère personnel peuvent également être divulguées dans le cadre d'un projet ou d'une opération de fusion, d'acquisition, de restructuration ou de cession de tout ou partie des actifs d'AIDOCS STUDIO, sous réserve de garanties appropriées.

• Transferts internationaux de données

Certains de nos prestataires sont situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE), y compris dans des pays tels que les États-Unis. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'EEE vers un pays ne faisant pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne au titre de l'article 45 du RGPD, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au titre des articles 46 et suivants du RGPD, en particulier les Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Lorsque cela est requis, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires afin d'assurer un niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti au sein de l'EEE.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur les transferts internationaux de données ainsi qu'une copie des garanties concernées (à l'exclusion des informations confidentielles) en nous contactant comme indiqué à la Section 7.

• QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?

En vertu des lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants, sous réserve des conditions légales :

• retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
• obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel et, le cas échéant, y accéder et en recevoir une copie ;
• demander la rectification ou le complément de données inexactes ou incomplètes ;
• demander l'effacement de vos données ou la limitation du traitement dans certaines circonstances ;
• recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement ;
• définir des directives relatives au traitement de vos données après votre décès ;
• vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes, sauf si nous démontrons l'existence de motifs légitimes impérieux ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ;
• vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l'adresse électronique indiquée à la Section 7.

Lorsque votre demande concerne des contenus ou des données traités par AIDOCS STUDIO pour le compte d'un Client, ce Client demeure le point de contact principal et détermine la suite à donner à la demande. Le Client conserve la maîtrise des sources qu'il contrôle, notamment ses messageries et espaces documentaires, et doit y effectuer les opérations requises. La suppression d'un élément dans une telle source n'entraîne pas automatiquement la suppression dossier par dossier des historiques opérationnels, métadonnées, traces, caches ou sauvegardes conservés dans Max pour les finalités applicables ; ces éléments restent soumis au Contrat et à l'Accord de traitement des données. L'exercice d'un droit ne confère pas un droit d'accès aux données d'autres personnes, ni aux logiciels, méthodes, informations de sécurité ou autres éléments confidentiels propres à AIDOCS STUDIO. Les données propres au compte Max, les traces nécessaires à la sécurité, à la preuve ou au respect d'obligations légales, ainsi que les sauvegardes, sont traitées et supprimées selon leurs finalités et processus applicables.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En France, l'autorité compétente est la CNIL (www.cnil.fr).

Ces droits peuvent faire l'objet de limitations ou d'exceptions au titre du droit applicable.

• PROTECTION DES MINEURS

Nos services sont destinés exclusivement à des utilisateurs professionnels et ne sont pas conçus pour être utilisés par des mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès de mineurs.

Toute personne fournissant des informations à AIDOCS STUDIO dans le cadre d'une commande ou d'un service déclare être majeure. Si nous venions à constater que nous avons collecté, en qualité de responsable du traitement, des données à caractère personnel auprès d'un mineur sans base légale appropriée, nous prendrions les mesures requises par le droit applicable, notamment leur suppression ou la limitation de leur traitement lorsque cela est nécessaire.

Lorsque des données à caractère personnel relatives à des mineurs sont traitées dans le cadre de contenus soumis par un Client, ce Client demeure responsable de la licéité du traitement et des autorisations requises. AIDOCS STUDIO traite ces données pour son compte et selon ses instructions, et l'assiste conformément à l'Accord de traitement des données applicable.

Veuillez nous contacter si vous estimez que des données à caractère personnel relatives à un mineur nous ont été fournies sans autorisation appropriée.

• CONTACT

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité, pour exercer vos droits ou pour formuler une réclamation, veuillez nous contacter à l'adresse : dataprivacy@aidocs.studio.

• MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de tenir compte des évolutions des exigences légales, de nos services ou de nos pratiques de traitement des données. La version en vigueur au moment du traitement concerné s'applique.

Le cas échéant, nous vous informerons des modifications substantielles par la publication d'un avis sur cette page.

Date d'entrée en vigueur :

1er septembre 2026