L'attualità in pratica

Riprendere una pratica che non si è mai aperta

Lunedì, ore nove. Una pratica di due anni sulla scrivania, un'udienza tra undici giorni. Che cosa accade nelle tre ore successive, passaggio per passaggio.

Per avvocati e giuristi d'impresa. Lo svolgimento reale della ripresa di una pratica, e il momento preciso in cui si rinuncia a capire perché.

Una pratica di due anni arriva sulla vostra scrivania un lunedì mattina. Chi la seguiva è in malattia, l'udienza è tra undici giorni, e voi non l'avete mai toccata. Avete la mattinata. Ciò che segue è lo svolgimento di quelle tre ore, e varia poco da un professionista all'altro, in uno studio come in una direzione legale: non è una questione di metodo individuale, è una conseguenza del modo in cui le pratiche sono conservate.

Ore 9:00 · Gli ultimi atti

Aprite le ultime memorie, ed è il riflesso giusto: dicono a che punto si è. Vi trovate lo stato delle domande, i motivi svolti, i documenti prodotti. In quaranta minuti sapete che cosa la pratica afferma.

Non sapete come vi si sia arrivati. Le memorie presentano una posizione costruita, coerente, ripulita delle proprie esitazioni, il che è esattamente la loro funzione. Non recano alcuna traccia di ciò che è stato prospettato e poi abbandonato, né delle ragioni per cui una domanda sia stata quantificata a quel livello anziché a un altro.

È una proprietà generale degli atti processuali e merita di essere notata: meglio sono redatti, meno recano traccia del percorso. Memorie eccellenti sono quelle in cui non si vede alcuna esitazione, alcun ripensamento, alcuna opzione scartata. Presentano una posizione come se fosse sempre stata evidente, il che è il loro pregio e ciò che vi priva di ogni riferimento.

Annotate tre punti che vi sorprendono: una domanda subordinata che appare debole, l'assenza di un motivo che vi sembrava evidente, e una quantificazione della quale non vedete la base. Quei tre punti occuperanno le due ore successive.

Ore 9:40 · La cronologia da ricostruire

Aprite il fascicolo processuale per ricostruire la sequenza. Atto introduttivo, comparsa di risposta, produzioni documentali, istanza istruttoria, memorie conclusionali.

Costruite una tabella, perché si costruisce sempre una tabella. Data, atto, contenuto, documenti prodotti. Cinquanta minuti per ventisei righe.

Aggiungete una colonna per i termini rispettati e mancati, perché due date dell'istruttoria vi sfuggono. Vi rinunciate dopo dieci minuti: l'informazione è probabilmente nel fascicolo telematico, e aprirlo vi costerebbe il quarto d'ora che non avete più.

Una tabella equivalente esiste con ogni probabilità da qualche parte, costruita da chi ha seguito la pratica prima di voi. Non sapete dove sia, e cercarla costerebbe quanto rifarla. È il calcolo che tutti fanno, ed è razionale ogni volta.

Al termine dell'esercizio comprendete la cronologia degli atti. Non comprendete ancora i tre punti delle nove.

Ore 10:15 · I documenti, e ciò che non dicono

Aprite l'indice. Novantadue documenti, ordinati per data di produzione, ciascuno con una descrizione di due righe.

Una descrizione vi dice che cosa un documento sia. Non vi dice perché sia stato prodotto, che cosa dimostri nell'argomentazione, né contro che cosa sia stato prodotto. Il documento 47, una lettera interna della controparte, è manifestamente importante: è citato quattro volte nelle memorie. Ne comprendete il contenuto. Non comprendete come sia stato acquisito, il che potrebbe rilevare se la controparte ne contestasse la lealtà.

Annotate la domanda e proseguite, perché sono già le dieci e mezza e non avete preparato nulla.

Ore 10:30 · Il momento della rinuncia

Cercate la ragione della domanda subordinata debole. Aprite la posta della pratica, filtrate i sei mesi che precedono le memorie, scorrete settanta messaggi. Trovate una discussione sulla quantificazione, senza conclusione visibile, e una risposta del cliente della quale non sapete a quale domanda si riferisca.

Sono le dieci e cinquanta. Avete consumato metà mattinata e non avete iniziato a preparare l'udienza.

È qui che si compie l'atto centrale di ogni ripresa di pratica, e nessuno lo descrive mai perché è un po' umiliante: smettete di cercare perché. Decidete di accontentarvi di sapere che cosa. La domanda subordinata è debole, e sia; discuterete ciò che è scritto senza sapere se fosse una scelta o una dimenticanza.

Quella rinuncia è ragionevole, anzi è l'unica decisione possibile dato il tempo disponibile. Ha un costo che non si vede: discuterete una pratica della quale non padroneggiate gli arbitrati, e se la controparte attaccherà proprio uno di essi non avrete nulla da rispondere.

Smettete di cercare perché. Vi accontentate di sapere che cosa. È l'atto centrale di ogni ripresa, e non figura in alcuna procedura.

Ore 11:00 · Ciò che decidete di non verificare

Prima delle telefonate operate una selezione che nessuno insegna e che tutti praticano. Delle cinque questioni aperte dalle nove, ne conservate due e ne abbandonate tre.

Il criterio non è la loro importanza, è la probabilità che emergano in udienza. Conservate la domanda subordinata, perché la controparte la attaccherà. Abbandonate la questione sul documento 47, perché è meno probabile, pur sapendo che sarebbe più grave se si presentasse.

Quella selezione è una scommessa, e la fate con l'informazione di cui disponete, cioè quasi nessuna. È il secondo costo invisibile della ripresa: non il tempo perduto, ma la qualità degradata delle scommesse che siete costretti a fare.

Merita di essere notato che nessuno vi ha insegnato a operare questa selezione, e che nessuna procedura interna la prevede. Eppure è il momento in cui si decide realmente che cosa sarà difeso in udienza e che cosa no.

Ore 11:15 · Le tre telefonate

Chiamate il collaboratore che ha redatto le memorie. È su un'altra pratica, vi concede dieci minuti, e vi dice che la quantificazione proveniva da una nota del commercialista del cliente. Non ricorda la domanda subordinata.

Chiamate il cliente, il che è delicato: chiedergli perché si sia fatto qualcosa equivale a informarlo che non lo sapete. Formulate dunque la domanda diversamente, il che richiede più tempo e rende meno informazione.

Chiamate infine il collega in malattia, cosa che volevate evitare. Vi risponde in tre minuti ciò che avete cercato per due ore: la domanda subordinata è stata mantenuta su richiesta espressa del cliente, contro il parere dello studio, per ragioni attinenti a un altro contenzioso in corso.

Quell'informazione è decisiva. Cambia il modo di discutere la causa. Non esisteva da nessuna parte, e ha richiesto quattro persone per riemergere.

Ore 12:10 · Che cosa resta della mattinata

Avete tre ore e dieci di lavoro alle spalle e la sensazione di non aver fatto nulla, il che è esatto in senso stretto: nessun elaborato è avanzato.

Avete tuttavia prodotto qualcosa, ed è ciò che rende la situazione particolarmente assurda. Avete ricostruito una tabella cronologica che esisteva già, recuperato una decisione che era stata presa, e individuato la fonte di una quantificazione che era nota. Avete ricreato informazione anziché crearne.

E quella ricostruzione non sopravviverà più della precedente. La vostra tabella resterà nei vostri file, la risposta del collega resterà nella vostra memoria, e chi riprenderà questa pratica ricomincerà la stessa mattinata.

La stessa mattinata, in una pratica tenuta insieme

Nulla di quanto precede riguarda la difficoltà giuridica della causa, che è modesta. Tutto riguarda l'accesso a ciò che è già stato deciso.

Conviene precisare che cosa ciò non cambia, per evitare la promessa eccessiva. Leggerete le stesse memorie, rileggerete gli stessi documenti, e preparerete l'udienza con lo stesso rigore. La difficoltà giuridica resta intera, e deve restarlo.

In una pratica in cui gli arbitrati sono conservati con le loro motivazioni, la mattinata si svolge diversamente. Alle nove e quaranta la domanda subordinata reca la propria annotazione: mantenuta su richiesta del cliente, malgrado parere contrario, in ragione di un contenzioso connesso. La quantificazione reca la propria fonte. L'assenza del motivo evidente reca la propria ragione, oppure segnala che non ve n'è stata alcuna, il che è pure un'informazione.

Non siete più rapidi a leggere le memorie, né a ricostruire la cronologia, che resta utile. Non rinunciate, ed è questa la differenza reale. Ed entrate nella preparazione dell'udienza alle dieci anziché a mezzogiorno, con una pratica della quale padroneggiate le scelte.

Che cosa costa, e che cosa non costa

Il calcolo merita di essere esposto, perché è l'unico argomento che regga con chi non ha tempo.

Conservare quelle tre informazioni avrebbe richiesto meno di cinque minuti distribuiti su due anni: una frase nel momento in cui il cliente impone la domanda subordinata, un riferimento alla fonte nel momento della quantificazione, una riga il giorno in cui il motivo è stato scartato.

Ritrovarle è costato tre ore a quattro persone, tra cui un collega in malattia. Il rapporto tra i due è dell'ordine di uno a cinquanta, ed è ancora più sfavorevole se si conta il rischio assunto in udienza.

È questo rapporto a rendere la questione interessante. Non si tratta di un guadagno marginale di organizzazione, si tratta di uno scarto di diversi ordini di grandezza tra il costo di conservare e il costo di ricostruire, su un'informazione della quale si sa con certezza che sarà richiesta di nuovo.