L'actualité en pratique

Reprendre un dossier qu’on n’a pas ouvert

Lundi, neuf heures. Un dossier de deux ans sur le bureau, une audience dans onze jours. Ce qui se passe pendant les trois heures suivantes, geste par geste.

Pour les avocats et les juristes d'entreprise. Le déroulé réel d'une reprise de dossier, et le moment précis où l'on renonce à comprendre pourquoi.

Un dossier de deux ans arrive sur votre bureau un lundi matin. Celui qui le portait est en arrêt, l'audience est dans onze jours, et vous n'y avez jamais touché. Vous avez la matinée. Ce qui suit est le déroulé de ces trois heures, et il ne varie guère d'un praticien à l'autre, en cabinet comme en direction juridique : ce n'est pas une question de méthode individuelle, c'est une conséquence de la manière dont les dossiers sont conservés.

9 h 00 · Les dernières écritures

Vous ouvrez les dernières conclusions, et c'est le bon réflexe : elles disent où l'on en est. Vous y trouvez l'état des demandes, les moyens soutenus, les pièces invoquées. En quarante minutes, vous savez ce que le dossier affirme.

Vous ne savez pas comment il en est arrivé là. Les écritures présentent une position construite, cohérente, débarrassée de ses hésitations, ce qui est exactement leur fonction. Elles ne comportent aucune trace de ce qui a été envisagé puis abandonné, ni des raisons pour lesquelles telle demande a été chiffrée à ce niveau plutôt qu'à un autre.

C'est une propriété générale des documents de procédure et elle vaut la peine d'être notée : plus ils sont bien rédigés, moins ils portent la trace du chemin. Des conclusions excellentes sont celles où l'on ne voit aucune hésitation, aucun repentir, aucune option écartée. Elles présentent une position comme si elle avait toujours été évidente, ce qui est leur mérite et ce qui vous prive de tout.

Vous notez trois points qui vous surprennent : une demande subsidiaire qui paraît faible, l'absence d'un moyen qui vous semblait évident, et un chiffrage dont vous ne voyez pas la base. Ces trois points vont occuper les deux heures suivantes.

9 h 40 · La chronologie qu'il faut refaire

Vous ouvrez le dossier de procédure pour reconstituer la séquence. Assignation, conclusions en réponse, communication de pièces, incident de mise en état, conclusions récapitulatives.

Vous construisez un tableau, parce qu'on construit toujours un tableau. Date, acte, contenu, pièces communiquées. Cinquante minutes pour vingt-six lignes.

Vous ajoutez une colonne pour les échéances tenues et manquées, parce que la mise en état comporte deux dates que vous ne parvenez pas à situer. Vous y renoncez au bout de dix minutes : l'information est probablement dans le RPVA, et l'ouvrir vous coûterait le quart d'heure que vous n'avez plus.

Il existe très probablement un tableau équivalent quelque part, construit par le collaborateur qui a suivi le dossier avant vous. Vous ne savez pas où il est, et le chercher coûterait autant que le refaire. C'est le calcul que tout le monde fait, et il est rationnel à chaque fois.

À la fin de cet exercice, vous comprenez la chronologie des actes. Vous ne comprenez toujours pas les trois points de neuf heures.

10 h 15 · Les pièces, et ce qu'elles ne disent pas

Vous ouvrez le bordereau. Quatre-vingt-douze pièces, classées par ordre de communication, avec un intitulé de deux lignes chacune.

Un intitulé vous dit ce qu'une pièce est. Il ne vous dit pas pourquoi elle a été communiquée, ce qu'elle établit dans l'argumentation, ni contre quoi elle a été produite. La pièce 47, un courrier interne de la partie adverse, est manifestement importante : elle est citée quatre fois dans les conclusions. Vous comprenez ce qu'elle contient. Vous ne comprenez pas comment on se l'est procurée, ce qui pourrait compter si l'adversaire en conteste la loyauté.

Vous notez la question et vous passez, parce qu'il est déjà dix heures trente et que vous n'avez rien préparé.

10 h 30 · Le moment du renoncement

Vous cherchez la raison de la demande subsidiaire faible. Vous ouvrez la messagerie du dossier, vous filtrez sur les six mois qui précèdent les conclusions, vous parcourez soixante-dix messages. Vous trouvez une discussion sur le chiffrage, sans conclusion visible, et une réponse du client dont vous ne savez pas à quelle question elle répond.

Il est dix heures cinquante. Vous avez consommé la moitié de votre matinée et vous n'avez pas commencé à préparer l'audience.

C'est ici que se produit le geste central de toute reprise de dossier, et personne ne le décrit jamais parce qu'il est un peu humiliant : vous cessez de chercher pourquoi. Vous décidez de vous contenter de savoir quoi. La demande subsidiaire est faible, soit ; vous plaiderez ce qui est écrit sans savoir si c'était un choix ou un défaut.

Ce renoncement est raisonnable, il est même la seule décision possible compte tenu du temps disponible. Il a un coût qui ne se voit pas : vous allez plaider un dossier dont vous ne maîtrisez pas les arbitrages, et si l'adversaire attaque précisément sur l'un d'eux, vous n'aurez rien à répondre.

Vous cessez de chercher pourquoi. Vous vous contentez de savoir quoi. C'est le geste central de toute reprise, et il ne figure dans aucune procédure.

11 h 00 · Ce que vous décidez de ne pas vérifier

Avant les appels, vous faites un tri que personne n'enseigne et que tout le monde pratique. Sur les cinq questions ouvertes depuis neuf heures, vous en gardez deux et vous abandonnez trois.

Le critère n'est pas leur importance, il est leur probabilité d'apparaître à l'audience. Vous gardez la demande subsidiaire, parce que l'adversaire l'attaquera. Vous abandonnez la question sur la pièce 47, parce qu'elle est moins probable, tout en sachant qu'elle serait plus grave si elle survenait.

Ce tri est un pari, et vous le prenez avec l'information dont vous disposez, c'est-à-dire presque aucune. C'est le deuxième coût invisible de la reprise : non pas le temps perdu, mais la qualité dégradée des paris que vous êtes contraint de faire.

11 h 15 · Les trois appels

Vous appelez le collaborateur qui a rédigé les conclusions. Il est sur un autre dossier, il vous accorde dix minutes, et il vous dit que le chiffrage venait d'une note de l'expert-comptable du client. Il ne se souvient pas de la demande subsidiaire.

Vous appelez le client, ce qui est délicat : lui demander pourquoi on a fait quelque chose revient à lui apprendre que vous ne le savez pas. Vous formulez donc la question autrement, ce qui prend plus de temps et donne moins d'information.

Vous appelez enfin l'associé en arrêt, ce que vous vouliez éviter. Il vous répond en trois minutes ce que vous avez cherché pendant deux heures : la demande subsidiaire a été maintenue à la demande expresse du client, contre l'avis du cabinet, pour des raisons qui tiennent à un autre litige en cours.

Cette information est décisive. Elle change la manière de plaider. Elle n'existait nulle part, et elle a mobilisé quatre personnes pour ressortir.

12 h 10 · Ce qu'il reste de la matinée

Vous avez trois heures et dix minutes de travail derrière vous et le sentiment de n'avoir rien fait, qui est exact au sens strict : aucun livrable n'a avancé.

Vous avez pourtant produit quelque chose, et c'est ce qui rend la situation particulièrement absurde. Vous avez reconstitué un tableau chronologique qui existait déjà, retrouvé une décision qui avait été prise, et identifié une source de chiffrage qui était connue. Vous avez recréé de l'information plutôt que d'en créer.

Et cette reconstitution ne survivra pas davantage que la précédente. Votre tableau restera dans vos fichiers, la réponse de l'associé restera dans votre mémoire, et le prochain qui reprendra ce dossier recommencera la même matinée.

La même matinée, dans un dossier tenu

Rien de ce qui précède ne concerne la difficulté juridique du dossier, qui est modeste. Tout concerne l'accès à ce qui a déjà été décidé.

Il faut préciser ce que cela ne change pas, pour éviter la promesse excessive. Vous lirez les mêmes écritures, vous relirez les mêmes pièces, et vous préparerez l'audience avec la même exigence. La difficulté juridique reste entière, et elle doit le rester.

Dans un dossier où les arbitrages sont conservés avec leurs motifs, la matinée se déroule autrement. À neuf heures quarante, la demande subsidiaire porte sa mention : maintenue à la demande du client, malgré avis contraire, en raison d'un litige connexe. Le chiffrage porte sa source. L'absence du moyen évident porte sa raison, ou signale qu'il n'y en a pas eu, ce qui est aussi une information.

Vous n'allez pas plus vite pour lire les écritures, ni pour reconstituer la chronologie, qui reste utile. Vous ne renoncez pas, ce qui est la différence réelle. Et vous entrez dans la préparation de l'audience à dix heures plutôt qu'à midi, avec un dossier dont vous maîtrisez les choix.

Ce qui coûte, et ce qui ne coûte pas

Le calcul mérite d'être posé, parce qu'il est le seul argument qui porte auprès de quelqu'un qui n'a pas le temps.

Conserver ces trois informations aurait pris moins de cinq minutes réparties sur deux ans : une phrase au moment où le client impose la demande subsidiaire, une mention de source au moment du chiffrage, une ligne le jour où le moyen a été écarté.

Les retrouver a coûté trois heures à quatre personnes, dont un associé en arrêt de travail. Le rapport entre les deux est de l'ordre de un à cinquante, et il est encore plus défavorable si l'on compte le risque pris à l'audience.

C'est ce rapport qui rend la question intéressante. Il ne s'agit pas d'un gain marginal d'organisation, il s'agit d'un écart de plusieurs ordres de grandeur entre le coût de conserver et le coût de reconstituer, sur une information dont on sait avec certitude qu'elle sera redemandée.