L'attualità in pratica

Far entrare un nuovo collaboratore in una pratica in corso

La sua prima domanda è ingenua, ed è eccellente. Occuperà tre persone per un'ora, e la risposta non resterà registrata proprio da nessuna parte.

Per i team legali, negli studi come in azienda, che inseriscono un rinforzo su una pratica in corso. Che cosa rivela la prima domanda di chi arriva, e su chi grava realmente il costo dell'inserimento.

Una collaboratrice si unisce al team su una pratica in corso da quattordici mesi. Ha letto gli atti per due giorni. La terza mattina pone la sua prima domanda: perché non si chiede l'esibizione delle scritture contabili della controllata? La domanda è ingenua in senso proprio, poiché ignora quattordici mesi di storia. È anche la migliore domanda posta su questa pratica da molto tempo.

Perché è chi arriva a porla

Vale la pena chiedersi perché la domanda non venga dal team. Non è difficile, e chi segue la pratica dall'inizio conosce i documenti meglio della nuova arrivata.

La ragione attiene a una proprietà delle pratiche lunghe: ciò che è stato scartato cessa di esistere. Una volta abbandonata un'opzione, essa esce dal campo dell'attenzione e non vi rientra, nemmeno quando la circostanza che la giustificava sia mutata. Il team non ripropone la domanda perché, per esso, è risolta.

La nuova arrivata, invece, scopre la pratica nel suo stato attuale e non nella sua storia. Vede ciò che manca, proprio perché ignora perché manchi. È ciò che rende così utili le prime settimane di un rinforzo, ed è anche ciò che le rende costose.

Che cosa rivela la domanda

Nessuno sa rispondere immediatamente. La collaboratrice che segue la pratica dall'inizio ricorda che se ne era parlato. Non ricorda la conclusione.

Vi sono tre possibilità e non hanno nulla in comune. O l'esibizione è stata prospettata e scartata per una ragione strategica. O è stata chiesta e rifiutata. Oppure nessuno vi ha pensato da otto mesi, e si tratta di un'occasione mancata.

Il fascicolo non consente di scegliere tra le tre. Gli atti non menzionano l'istanza, il che è compatibile con tutte e tre le ipotesi.

Come la domanda si propaga

La collaboratrice cerca venti minuti nei propri appunti, senza esito. Interroga per messaggio il socio, che risponde due ore dopo che occorre chiedere a chi seguiva l'istruttoria l'anno precedente.

Quella persona ha lasciato lo studio. Si ritrova infine, in uno scambio di messaggi dell'anno precedente, la traccia di una discussione: l'esibizione era stata scartata perché avrebbe aperto la strada a un'istanza simmetrica sulle scritture del cliente.

Si noti che cosa abbia consentito di recuperare l'informazione: un messaggio conservato per caso, in cui la decisione compare per inciso. Se lo scambio fosse stato orale, come nel caso più frequente, la risposta sarebbe andata definitivamente perduta.

Totale: un'ora di lavoro cumulata su tre persone, di cui venti minuti di un socio, per recuperare una decisione presa in cinque minuti undici mesi prima.

Il costo dell'inserimento non grava su chi arriva. Grava su chi deve interrompersi per rispondere.

Che cosa fa il team al posto

Di fronte a quel costo, i team sviluppano spontaneamente una risposta: la riunione di passaggio di consegne. Due ore in cui si racconta la pratica al nuovo arrivato.

È utile ed è strutturalmente insufficiente. Vi si trasmette ciò di cui ci si ricorda nel momento in cui si parla, nell'ordine in cui viene, e senza sapere di che cosa il nuovo arrivato avrà bisogno. Le domande che porrà tre settimane dopo, su punti che non sono stati affrontati, resteranno intere.

Ha inoltre un effetto ingannevole: dà a entrambe le parti la sensazione che la trasmissione sia avvenuta. Chi arriva esiterà di più a porre una domanda, poiché gli è già stato spiegato tutto, e il team si stupirà che non sappia.

Su chi grava realmente il costo

L'inserimento è in genere presentato come un costo per chi arriva: gli occorre tempo per essere operativo. È vero ed è secondario, perché quel tempo è previsto e messo a budget.

Il costo reale grava su chi resta. Ogni domanda di chi arriva interrompe qualcuno che stava lavorando ad altro, e l'interruzione costa più della risposta. È per questo che i team finiscono per inserire i rinforzi assegnando loro compiti periferici: non per diffidenza, ma perché i compiti periferici non generano domande.

Questo meccanismo è ben documentato nei team di produzione, dove è noto che aggiungere una persona a un progetto in ritardo lo ritardi ulteriormente. Il lavoro giuridico non fa eccezione, e per la stessa ragione: il coordinamento costa più di quanto il rinforzo apporti, finché l'informazione necessaria è accessibile soltanto attraverso le persone.

Si ottiene allora la peggiore delle combinazioni: un rinforzo sottoutilizzato su una pratica in tensione, e un team che continua a reggere da solo ciò che già reggeva.

Il secondo effetto: ciò che non viene più riproposto

Il caso descritto qui è finito bene, perché qualcuno ha cercato. Il caso frequente è quello in cui nessuno cerca.

Una domanda alla quale occorre un'ora di tre persone per rispondere viene posta soltanto se chi la porta insiste. Un collaboratore che abbia posto due domande e percepito il fastidio che hanno provocato smette di porne una terza. Impara, molto in fretta, che l'atteggiamento giusto consiste nel lavorare con ciò che ha.

La pratica perde allora l'unico sguardo nuovo di cui disponeva, e lo perde in tre settimane. È questo il vero costo della situazione, e non si misura da nessuna parte poiché riguarda domande che non sono state poste.

Che cosa cambia una pratica tenuta insieme

La domanda della collaboratrice trova la propria risposta nella pratica, in due minuti, senza disturbare nessuno. Resta una buona domanda: la circostanza che ha portato a scartare l'istanza undici mesi fa potrebbe essere venuta meno.

Vi è anche una conseguenza sul team stesso. Ciò che è consultabile cessa di essere un carico di trasmissione. Una collaboratrice che sappia che chi arriva può trovare da solo le decisioni passate non teme più le sue domande, e il clima dell'inserimento cambia completamente.

E chi arriva diventa utile immediatamente, perché può interrogare la pratica anziché interrogare le persone. È l'unico modo per rendere un rinforzo effettivamente utile nel mese in cui lo si impiega, che è in genere il mese in cui serviva.