L'attualità in pratica

Giurista unico: reggere da solo la funzione legale di un'azienda che cresce

Una risposta data a voce un martedì pomeriggio, in tre minuti. Che cosa ne resta diciotto mesi dopo, e perché non avreste potuto fare altrimenti.

Per giuristi unici e responsabili legali di strutture piccole. Che cosa rende la posizione insostenibile oltre un certo volume, e dove intervenire per primo.

Un martedì, ore 15. Un commerciale si affaccia e chiede se si possa accettare un massimale di responsabilità pari a sei mesi di canoni su un contratto in corso di negoziazione. Conoscete il cliente, conoscete la posta in gioco, rispondete di sì a condizione di escludere le violazioni dell'obbligo di riservatezza. Tre minuti. La risposta è corretta. Non esisterà da nessuna parte.

Diciotto mesi dopo

Un altro commerciale, su un altro contratto, pone una questione analoga su un massimale equivalente. Rispondete di nuovo, sempre a memoria, e questa volta non menzionate l'esclusione sulla riservatezza. Non per negligenza: perché il contesto della prima risposta è scomparso e non ricordate di aver posto quella condizione.

Due contratti dello stesso cliente recano ormai clausole di responsabilità che non coincidono. Entrambe sono difendibili. Nessuna delle due è il risultato di una decisione consapevole di trattare quelle situazioni diversamente.

Nessuno se ne accorge, e non vi è ragione perché qualcuno se ne accorga. I contratti vivono separatamente, ciascuno nella propria cartella, e nulla li avvicina.

Che cosa non potevate vedere

Nel momento in cui rispondete la seconda volta, nulla vi segnala che la domanda sia già stata posta. Non il commerciale, che la prima volta non c'era. Non il contratto, che è nuovo. Non la vostra memoria, che ha trattato diverse centinaia di questioni nel frattempo.

È il punto cieco proprio della posizione: siete l'unica memoria dell'organizzazione, e una memoria non si interroga da sé. Restituisce ciò che le si chiede di restituire, a condizione che si sappia che c'è qualcosa da chiedere.

Che cosa è accaduto nel frattempo

Tra il primo martedì e il secondo avete trattato all'incirca quattrocento questioni di quel genere. Contratti, questioni giuslavoristiche, un reclamo di un cliente, due temi di conformità, la preparazione di un'assemblea.

Nessuna era difficile presa isolatamente. È precisamente ciò che rende la posizione sostenibile nel quotidiano, ed è anche ciò che la rende fragile nel tempo: nulla giustifica mai di fermarsi per scrivere.

Di quelle quattrocento, una trentina hanno dato luogo a uno scritto, perché uno scritto era necessario per un terzo. Le altre trecentosettanta hanno prodotto una risposta orale o un messaggio breve, e nient'altro. È la proporzione normale in una struttura piccola, e sarebbe la stessa in qualsiasi altra.

Siete dunque, da soli, il supporto di trecentosettanta decisioni giuridiche. Non il loro autore, il che sarebbe normale, ma il loro supporto: l'unico luogo in cui esistono ancora.

Il momento in cui la cosa emerge

Un investitore entra nel capitale. La due diligence legale elenca i contratti significativi e confronta le clausole di responsabilità. Lo scostamento emerge in due ore.

La domanda posta non è «perché queste clausole differiscono», che avrebbe una risposta. È: la funzione legale di questa società segue una politica, o decide caso per caso? È una domanda sulla governance, non sul diritto, ed è difficile da affrontare perché è fondata.

Voi sapete di seguire una politica. Non potete dimostrarlo, poiché ciò che la costituirebbe, le decisioni e le loro motivazioni, non è mai stato scritto.

Documentare per sé stessi non ha alcuna utilità immediata. È un'economia razionale, e diventa costosa il giorno in cui un terzo guarda.

Il costo immediato è di qualche giorno di lavoro per ricostruire e spiegare. Il costo reale è altrove: riguarda la fiducia riposta nella funzione legale nel resto del processo, e non si recupera nel calendario dell'operazione.

Perché non potevate fare diversamente

Qualcuno vi avrà forse detto che avreste dovuto documentare. È facile da dire ed è falso.

Va detto con nettezza, perché il rimprovero è spesso formulato al contrario: non documentare era il calcolo giusto. Un giurista unico che scrivesse la motivazione di ogni decisione aggiungerebbe ogni volta un compito la cui utilità immediata non è evidente.

Il calcolo è semplice da esporre. Scrivere la motivazione di una decisione richiede due o tre minuti. Su quattrocento decisioni annue, ciò rappresenta una quindicina di ore, ossia due giornate piene. Non è enorme in assoluto, ed è enorme rispetto a ciò che quelle due giornate producono immediatamente: nulla.

La documentazione per sé stessi non ha valore d'uso. Ne acquista soltanto nel momento in cui arriva un terzo, e quel momento è imprevedibile. È ciò che rende la scelta impossibile da risolvere razionalmente nel quotidiano, ed è ciò che spiega perché tutti i giuristi unici facciano la stessa scelta.

Che cosa il ricorso al consulente esterno non risolve

La risposta abituale al sovraccarico di un giurista unico consiste nell'esternalizzare di più. Allevia realmente il carico, e sposta il problema senza trattarlo.

Lo studio produce un elaborato di qualità, spesso superiore a quello che avreste prodotto voi. Non conserva, per la vostra azienda, il contesto in cui la questione si è posta né le decisioni interne che l'hanno preceduta. Non può: non vi ha accesso.

Vi ritrovate dunque con eccellenti pareri privi di continuità tra loro, perché l'unico punto di continuità restate voi. Il ricorso al consulente aumenta la materia da tenere senza aumentare la capacità di tenerla, e aggiunge una categoria di documenti che nessuno collegherà alle decisioni che essi hanno fondato.

Dove intervenire

Esternalizzare la decisione, non il documento. Il contratto firmato è già conservato; ciò che mancherà è la ragione per cui una certa clausola è stata accettata.

Rendere consultabile ciò cui si è già risposto. È l'unica protezione realistica contro l'incoerenza, e vale anzitutto per voi stessi a due anni di distanza.

Collegare gli elaborati del consulente esterno alla questione interna che li ha motivati, in mancanza di che restano documenti isolati.

Queste tre azioni hanno un punto in comune: non richiedono una disciplina aggiuntiva. Una disciplina nuova imposta a chi tratta quattrocento questioni all'anno non reggerà tre mesi, e sarebbe disonesto lasciar intendere il contrario. Ciò che può reggere è che la conservazione sia un sottoprodotto del lavoro anziché un compito aggiuntivo.

La posta in gioco non è sostituirvi, né proteggere l'azienda da una vostra partenza. È smettere di essere il passaggio obbligato di ogni questione giuridica, che è la condizione per tornare a essere un consulente anziché uno sportello.

Vi è un beneficio secondario, meno evidente, che emerge nel momento della crescita. Un'azienda che assume un secondo giurista scopre in genere che il nuovo arrivato impiega da sei a nove mesi per entrare a regime, non per difetto di competenza ma perché tutto ciò che deve apprendere si trova presso una sola persona, la quale non ha il tempo di trasmetterlo. Quel ritardo è il costo differito di ciò che non è stato esternalizzato, e si paga esattamente nel momento in cui serviva un rinforzo.