Il vocabolario dell'IA

Registrazione: che cosa potrete produrre davanti a un terzo?

La registrazione è l'annotazione automatica delle operazioni effettuate da un sistema: chi ha fatto che cosa, quando, su quale elemento. Ogni sistema ne produce. La domanda utile non è se registri, ma che cosa potrete estrarne, in quale forma e per quanto tempo.

Due registrazioni che si confondono

Quella del fornitore annota le operazioni tecniche: chiamate, errori, tempi di risposta, volumi. Serve a gestire il servizio e a diagnosticare gli incidenti. È raramente concepita per essere letta da un terzo.

Quella di cui avete bisogno annota decisioni professionali: quale elaborato sia stato prodotto, a partire da che cosa, secondo quale regime di verifica, e chi lo abbia validato. Attiene alla vostra organizzazione, e nessun fornitore la produrrà al vostro posto.

La confusione tra le due è frequente e costosa: si crede di disporre di una tracciabilità perché il sistema registra, mentre ciò che viene annotato non risponde ad alcuna delle domande che vi saranno poste.

Le domande da porre al fornitore

Che cosa contiene esattamente un'annotazione — la marcatura temporale e l'identità soltanto, o anche il contenuto trattato?

Per quanto tempo è conservata? 12 mesi è comune e non copre il termine entro il quale una pratica ritorna, che si conta in anni.

In quale forma potete ottenerla? Una capacità di esportazione utilizzabile, o una consultazione in un'interfaccia che non potrete riprodurre altrove?

E che cosa accade se cessate di essere clienti? Un registro cui non si ha più accesso non è una tracciabilità.

Una sfumatura merita di essere conosciuta sul contenuto dei registri. Molti fornitori affermano di non annotarvi il contenuto trattato, il che è vero in funzionamento normale. I messaggi di errore costituiscono l'eccezione: quando un trattamento fallisce, il registro include spesso l'estratto che ha provocato il fallimento, proprio perché occorre poter diagnosticare.

Che cosa non risolve

Registrare abbondantemente non produce tracciabilità ma volume. Un file di diversi milioni di righe di cui nessuno ha definito il formato di sfruttamento non risponde ad alcuna domanda in un tempo utile.

E la registrazione tecnica non dice nulla della qualità del lavoro. Accerta che un'operazione sia avvenuta, mai che sia stata fatta bene né che qualcuno l'abbia verificata.

Che cosa mettere in atto dalla vostra parte

Una traccia minima basta nella maggior parte dei casi, ed è immediata da istituire: per ciascun elaborato in uscita, il regime di verifica applicato e l'identità di chi lo ha validato.

Due informazioni, conservate con la pratica, per la durata della pratica. È ciò che un cliente, un ordine o un'autorità giurisdizionale chiederà, ed è ciò che nessun registro tecnico contiene.

Quella traccia minima ha una proprietà che la rende sostenibile: si produce nel momento in cui l'elaborato esce, non a posteriori. Ogni tentativo di ricostituire retrospettivamente il regime applicato a elaborati passati fallisce, come diverse organizzazioni hanno sperimentato.

Perché conta per un giurista

Perché la domanda non si porrà nel momento in cui dotate lo studio, ma tre anni dopo, quando occorrerà giustificare una produzione. In quel momento l'unica cosa che conta è ciò che potete produrre.

Il test è dunque semplice: immaginate che vi si chieda domani di accertare come un elaborato dello scorso anno sia stato prodotto. Che cosa tirate fuori, e in quanto tempo?