Il vocabolario dell'IA

Pratica: che cosa ne comprende esattamente un sistema?

Per un giurista una pratica è un insieme coerente: atti, una storia, decisioni e le loro motivazioni. Per la maggior parte dei sistemi una pratica è una cartella — una raccolta di file archiviati insieme, senza che alcun legame li unisca. È questo scarto a spiegare la maggior parte delle delusioni all'uso.

Che cosa il termine comprende per voi

Quando dite «la pratica Martini» designate molto più di alcuni file. Designate ciò che è accaduto, ciò che è stato deciso, ciò che è stato scartato, la posizione del cliente su un dato punto, e la ragione per cui una clausola è stata redatta così anziché altrimenti.

Buona parte di quell'insieme non è scritta da nessuna parte. Vive nella memoria di chi vi ha lavorato e si trasmette oralmente quando qualcuno riprende la pratica.

Che cosa il termine comprende per un sistema

Nella quasi totalità degli strumenti, una pratica è un contenitore. Ha un nome, contiene file, ha una data di creazione. Sono le sole proprietà che realmente possiede.

Il sistema sa dunque perfettamente ritrovare un file in quel contenitore. Non sa nulla di ciò che collega i file tra loro: che un atto modificativo cambi un contratto, che una nota interpreti quell'atto, che una lettera si fondi sulla nota.

È per questo che una domanda di forma documentale trova sempre risposta — dove sia il contratto firmato — mentre una domanda di merito non ne trova alcuna: che cosa abbiamo accettato su questo punto, e in cambio di che cosa.

Quella povertà ha una conseguenza pratica che tutti hanno constatato senza nominarla: quando volete far lavorare un sistema su una pratica, dovete rispiegargli la pratica. Non è una vostra maldestrezza, è che il contenitore non porta nulla che egli possa leggere.

Il test che rivela la differenza

Ponete al vostro sistema una domanda che non verta su alcun documento in particolare. Per esempio: quali posizioni abbiamo assunto in questa pratica che una pronuncia recente potrebbe rimettere in discussione?

Un sistema che comprende la pratica come una cartella non può rispondere: la domanda non designa alcun file. Un sistema che la comprende come un insieme strutturato può almeno indicarvi dove cercare.

Un secondo test, ancora più rapido: chiedete che cosa sia cambiato nella pratica da sei mesi. Una cartella risponderà con un elenco di file aggiunti. Una pratica strutturata dovrebbe poter dire che cosa quegli aggiunti modifichino di ciò che era stabilito.

Che cosa non risolve

Un sistema può strutturare soltanto ciò che gli viene dato. Le decisioni assunte oralmente, gli arbitrati compiuti in riunione senza verbale, le ragioni che un socio tiene a mente non diverranno accessibili perché uno strumento sa accoglierle.

E strutturare una pratica non la rende più semplice. I collegamenti tra gli atti esistono perché la materia è complessa; renderli visibili mostra quella complessità anziché farla sparire.

Perché conta per un giurista

Perché è il termine sul quale si gioca il malinteso più frequente in sede di dimostrazione. Vi si mostra che un sistema «lavora sulle vostre pratiche», e lavora effettivamente sui file che vi si trovano.

La domanda da porre è dunque precisa: che cosa sa il sistema di una pratica al di là dei file che essa contiene? Se la risposta non comprende né decisioni, né collegamenti, né storia, il termine pratica è impiegato nel senso di cartella.