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Anonimizzare o pseudonimizzare: quale dei due protegge il segreto?
L'anonimizzazione è irreversibile: le persone non possono più essere identificate, da nessuno, mai. La pseudonimizzazione sostituisce gli elementi identificativi con surrogati e conserva il modo di compiere il percorso inverso. In materia giuridica si tratta sempre di pseudonimizzazione, poiché l'elaborato finale deve recare i nomi reali.
La differenza, e perché non è cosmetica
Un dato realmente anonimizzato esce dall'ambito del regolamento europeo: non vi è più dato personale. Un dato pseudonimizzato vi resta integralmente, con tutti gli obblighi che vi si collegano.
Il criterio è la reversibilità. Se esiste da qualche parte una tabella che consente di risalire all'identità, il dato è pseudonimizzato, quale che sia la solidità del procedimento impiegato.
Perché il giuridico non può anonimizzare
Perché un atto deve designare le parti. Una clausola, un parere, degli scritti difensivi non servono a nulla se non possono essere riportati in forma nominativa.
Il processo è dunque necessariamente: sostituire prima del trattamento, trattare, poi ripristinare. Un fornitore che parli di anonimizzazione per descrivere ciò descrive male quel che fa, e tale imprecisione merita di essere rilevata — spesso ne annuncia altre.
Che cosa decide il valore del procedimento
Una sola domanda: dove si trova la tabella di corrispondenza, e chi detiene la chiave che consente di leggerla?
Se la tabella è cifrata e la chiave resta presso di voi, un terzo che ottenesse i dati trattati ottiene una struttura giuridica senza sapere chi essa riguardi. La fuga esiste e il suo contenuto è fortemente degradato.
Se la tabella si trova nello stesso luogo dei dati ed è accessibile alle stesse persone, il procedimento aggiunge un passaggio senza aggiungere una barriera.
Che cosa chiedere a un fornitore
Quattro domande, le cui risposte devono essere scritte e sottoscritte da chi impegna l'impresa.
Quali elementi sono sostituiti: i nomi delle persone soltanto, o anche le società, gli indirizzi, gli importi, le date? Il perimetro varia molto da un dispositivo all'altro.
Dove è effettuata la sostituzione: presso di voi prima di ogni invio, o presso il fornitore dopo la ricezione? Nel secondo caso i dati identificativi hanno già lasciato la vostra infrastruttura.
Dove è conservata la tabella di corrispondenza, e sotto quale cifratura? E chi detiene la chiave, distinguendo chi la detiene tecnicamente da chi vi ha diritto contrattualmente.
Un ultimo punto merita di essere verificato: che cosa ne è della tabella al termine del trattamento? Un dispositivo che la conservi indefinitamente ricostituisce nel tempo un archivio di corrispondenza tra le vostre pratiche e i vostri clienti, che è esattamente ciò che la sostituzione doveva evitare.
Che cosa non risolve
Il segreto professionale non verte soltanto sulle identità. Un'operazione descritta con i propri importi, il proprio settore e il proprio calendario può restare riconoscibile per chi sia del mestiere, anche senza alcun nome.
La pseudonimizzazione riduce dunque fortemente l'esposizione senza annullarla. È così che va presentata: una misura di riduzione del rischio, non una garanzia di impossibilità.
Non esime da alcuno degli altri obblighi: il registro, l'informativa agli interessati, i tempi di conservazione si applicano identicamente ai dati pseudonimizzati.
Perché conta per un giurista
Perché è il punto in cui un fornitore serio si distingue da uno approssimativo in una frase. Chiedetegli se anonimizzi o se pseudonimizzi; se risponde anonimizza senza esitare, chiedetegli come ripristini i nomi nell'elaborato finale.
La risposta a quella contraddizione vi informerà più di 30 pagine di documentazione.