Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente Politique de confidentialité s'applique :

• aux visiteurs de notre site internet ;
• aux prospects professionnels qui interagissent avec nous, demandent des informations ou reçoivent des communications marketing ; et
• aux clients professionnels et à leurs représentants qui utilisent nos services ou y souscrivent.

Elle explique comment AIDOCS STUDIO collecte, utilise, partage et protège les données à caractère personnel dans ces contextes, ainsi que les droits dont disposent les personnes au titre des lois applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

La protection de votre vie privée est importante pour AIDOCS STUDIO. Lorsque vous interagissez avec nous ou utilisez nos services, vous êtes susceptible de partager des données à caractère personnel avec nous, et nous prenons cette responsabilité au sérieux. La présente Politique de confidentialité vise à vous aider à comprendre comment et pourquoi nous traitons vos données à caractère personnel et comment vous pouvez exercer vos droits.

La présente Politique de confidentialité s'applique que vous interagissiez avec nous directement, par l'intermédiaire de notre site internet, ou par l'utilisation de nos services par votre organisation.

• QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

AIDOCS STUDIO, société française immatriculée sous le numéro 939 664 108 R.C.S. Montpellier, dont le siège social est situé 3 Rue des Gladiateurs, 34170 Castelnau-le-Lez, France, agit en qualité de responsable du traitement pour les données à caractère personnel décrites dans la présente Politique de confidentialité.

En outre, lorsqu'AIDOCS STUDIO fournit ses services à des clients professionnels, elle peut traiter des données à caractère personnel pour le compte et sur instructions de ces clients, agissant alors en qualité de sous-traitant au sens du RGPD. Dans ces cas, le client concerné agit en qualité de responsable du traitement et est responsable au premier chef du traitement des données à caractère personnel.

Si vous avez des questions ou souhaitez exercer vos droits au titre d'un traitement effectué pour le compte de l'un de nos clients, il vous appartient de contacter directement ce client. Le cas échéant, toute demande que nous recevrions dans ce contexte sera transmise au client concerné.

La présente Politique de confidentialité ne s'applique pas aux données à caractère personnel traitées par nos clients indépendamment de nos services, ni aux données à caractère personnel traitées par AIDOCS STUDIO pour le seul compte de ses clients en sa qualité de sous-traitant. Dans de tels cas, le client concerné agit en qualité de responsable du traitement et lui incombe de fournir les informations appropriées aux personnes concernées et de traiter l'exercice de leurs droits conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

• QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ?

Nous sommes susceptibles de collecter et de traiter différentes catégories de données à caractère personnel, selon la manière dont vous interagissez avec AIDOCS STUDIO, que ce soit en qualité de visiteur du site, de prospect professionnel ou de client professionnel.

Les catégories de données à caractère personnel traitées peuvent varier en fonction des services utilisés, de la nature de la relation avec AIDOCS STUDIO et des arrangements contractuels applicables.

• Données que vous fournissez directement

Lorsque vous nous contactez, demandez des informations, réservez une démonstration, souscrivez à nos services, passez une commande ou interagissez autrement avec nous, nous collectons les données à caractère personnel que vous choisissez de fournir, lesquelles peuvent inclure notamment :

• des données d'identification (telles que vos nom et prénom) ;
• des coordonnées professionnelles (telles qu'adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone, fonction) ;
• des informations relatives à l'entreprise (telles que dénomination sociale, secteur d'activité ou taille) ;
• des informations de compte et d'abonnement ;
• le contenu de vos communications avec nous.

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires à la finalité concernée. La fourniture de ces données est facultative ; toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir certaines informations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de répondre à votre demande ou de vous donner accès à certains services.

• Données collectées automatiquement

Lorsque vous visitez notre site internet ou utilisez nos services, nous sommes susceptibles de collecter automatiquement certaines données techniques et d'utilisation au moyen de cookies et de technologies similaires, notamment :

• l'adresse IP ;
• les informations relatives à l'appareil et au navigateur ;
• le système d'exploitation ;
• la date et l'heure d'accès ;
• les pages consultées et les interactions avec le site ou les services ;
• les données de journalisation et d'utilisation relatives à la performance et à la sécurité de nos services.

Pour de plus amples informations sur l'utilisation des cookies et des technologies similaires, ainsi que sur vos choix, veuillez vous reporter à notre Politique relative aux cookies.

• Données collectées auprès de sources tierces

Sous réserve du droit applicable, nous sommes susceptibles de recevoir des données à caractère personnel auprès de sources tierces, en particulier dans un contexte B2B, telles que :

• les réseaux sociaux professionnels ;
• les bases de données ou sites internet accessibles au public ;
• les partenaires commerciaux ou prestataires de services.

De telles données peuvent notamment être utilisées pour identifier des contacts commerciaux potentiels, entretenir et développer nos relations commerciales.

• Exclusion des données sensibles

Nous ne collectons ni ne traitons intentionnellement de catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD (telles que les données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, les données génétiques, les données biométriques, les données de santé ou les données concernant l'orientation sexuelle).

Si de telles données nous étaient fournies par inadvertance, elles seraient supprimées dès que nous en aurions connaissance, sauf obligation légale de les conserver.

• POURQUOI COLLECTONS-NOUS VOS DONNÉES ET COMBIEN DE TEMPS LES CONSERVONS-NOUS ?

Nous ne traitons les données à caractère personnel que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, sur le fondement d'une base légale appropriée au titre du RGPD, et pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de ces finalités.

Le tableau ci-dessous vise à fournir un aperçu clair des raisons pour lesquelles nous traitons les données à caractère personnel, des bases légales invoquées et de la durée de conservation de ces données.

Finalité

Base légale

Durée de conservation

Gestion des relations contractuelles et fourniture des services

Intérêt légitime à exécuter le contrat conclu entre votre société et AIDOCS STUDIO

Durée de la relation contractuelle

Respect des obligations comptables, fiscales et réglementaires

Le traitement est nécessaire au respect d'obligations légales

Conservation en archivage intermédiaire pendant les durées légales de conservation applicables

Gestion des précontentieux et contentieux

Intérêt légitime à constater, exercer ou défendre des droits en justice

Durée de la prescription applicable (généralement 5 ans)

Communications marketing et prospection commerciale par voie électronique

Intérêt légitime à promouvoir et développer notre activité ; consentement lorsque la loi l'exige

Jusqu'au retrait du consentement (le cas échéant), ou 3 ans à compter : (i) de la fin de la relation commerciale pour les clients, ou (ii) du dernier contact ou de la dernière collecte de données pour les prospects

Analyses commerciales, statistiques, enquêtes et amélioration des services

Intérêt légitime à améliorer nos services, l'expérience utilisateur et la performance de notre activité

1 an

Suivi, sécurité, prévention de la fraude et maintien de la performance de notre site et de nos services (y compris journaux et données techniques)

Intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos services

—

Traitement des demandes d'exercice des droits des personnes concernées

Respect d'une obligation légale

Temps nécessaire au traitement de la demande (généralement 1 mois, jusqu'à 3 mois pour les demandes complexes)

Les données à caractère personnel peuvent être conservées pour des durées plus longues lorsque cela est nécessaire au respect d'obligations légales ou à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. Dans tous les cas, les données à caractère personnel ne sont pas conservées au-delà de ce qui est strictement nécessaire. À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données sont supprimées ou irréversiblement anonymisées.

• AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

Nous ne partageons de données à caractère personnel que lorsque cela est nécessaire et uniquement avec des destinataires appropriés, conformément aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité.

• Destinataires internes

Les données à caractère personnel peuvent être accessibles aux salariés autorisés d'AIDOCS STUDIO, strictement en fonction de leur besoin d'en connaître et aux seules fins de l'exécution de leurs missions.

• Destinataires externes

Nous sommes susceptibles de partager des données à caractère personnel avec les catégories de destinataires externes suivantes, lorsque cela est nécessaire :

• des conseils professionnels (tels que conseils juridiques, auditeurs ou experts-comptables) ;
• des prestataires techniques et opérationnels agissant en qualité de sous-traitants pour notre compte (tels que prestataires d'hébergement, outils CRM, plateformes de support client ou prestataires d'analyse) ;
• des autorités publiques ou judiciaires, lorsque la divulgation est requise par le droit applicable ou une demande juridique contraignante.

Tous les sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles appropriées, y compris des engagements de confidentialité et de protection des données conformément au RGPD.

• Opérations sur la société

Les données à caractère personnel peuvent également être divulguées dans le cadre d'un projet ou d'une opération de fusion, d'acquisition, de restructuration ou de cession de tout ou partie des actifs d'AIDOCS STUDIO, sous réserve de garanties appropriées.

• Transferts internationaux de données

Certains de nos prestataires sont situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE), y compris dans des pays tels que les États-Unis. Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l'EEE vers un pays ne faisant pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne au titre de l'article 45 du RGPD, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au titre des articles 46 et suivants du RGPD, en particulier les Clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

Lorsque cela est requis, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires afin d'assurer un niveau de protection substantiellement équivalent à celui garanti au sein de l'EEE.

Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur les transferts internationaux de données ainsi qu'une copie des garanties concernées (à l'exclusion des informations confidentielles) en nous contactant comme indiqué à la Section 7.

• QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?

En vertu des lois applicables en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants, sous réserve des conditions légales :

• retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement ;
• obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel et, le cas échéant, y accéder et en recevoir une copie ;
• demander la rectification ou le complément de données inexactes ou incomplètes ;
• demander l'effacement de vos données ou la limitation du traitement dans certaines circonstances ;
• recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement ;
• définir des directives relatives au traitement de vos données après votre décès ;
• vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes, sauf si nous démontrons l'existence de motifs légitimes impérieux ou si le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice ;
• vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l'adresse électronique indiquée à la Section 7.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En France, l'autorité compétente est la CNIL (www.cnil.fr).

Ces droits peuvent faire l'objet de limitations ou d'exceptions au titre du droit applicable.

• PROTECTION DES MINEURS

Nos services sont destinés exclusivement à des utilisateurs professionnels et ne sont pas conçus pour être utilisés par des mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès de mineurs.

Toute personne fournissant des informations à AIDOCS STUDIO dans le cadre d'une commande ou d'un service déclare être majeure. Si nous venions à constater que nous avons collecté des données à caractère personnel auprès d'un mineur sans le consentement approprié, nous supprimerions ces données sans délai.

Lorsque des données à caractère personnel relatives à des mineurs sont traitées dans le cadre de contenus soumis par un client, il appartient à ce client d'obtenir l'ensemble des consentements requis. Si nous découvrions que de tels consentements n'ont pas été obtenus, les données seraient supprimées.

Veuillez nous contacter si vous estimez que des données à caractère personnel relatives à un mineur nous ont été fournies sans autorisation appropriée.

• CONTACT

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité, pour exercer vos droits ou pour formuler une réclamation, veuillez nous contacter à l'adresse : dataprivacy@aidocs.studio.

• MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous sommes susceptibles de mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de tenir compte des évolutions des exigences légales, de nos services ou de nos pratiques de traitement des données. La version en vigueur au moment de la collecte des données s'applique.

La version de la Politique de confidentialité en vigueur au moment du traitement des données à caractère personnel s'applique.

Le cas échéant, nous vous informerons des modifications substantielles par la publication d'un avis sur cette page.

Date d'entrée en vigueur :

30 mars 2026