Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 30 août 2026
La présente politique décrit les traitements de données réalisés par AIDOCS STUDIO lorsque l’utilisateur emploie le plugin Max dans ChatGPT ou dans une autre interface OpenAI compatible (le « Plugin »).
Elle complète la politique générale de confidentialité du site Max. Elle ne s’applique pas aux abonnements Max ni aux services Max utilisés par des clients identifiés.
1. Responsable du traitement
AIDOCS STUDIO
Société par actions simplifiée
939 664 108 R.C.S. Montpellier
3 Rue des Gladiateurs
34170 Castelnau-le-Lez, France
Contact vie privée : dataprivacy@aidocs.studio
2. Rôle distinct d’OpenAI
L’utilisateur saisit sa demande et ajoute ses éventuelles pièces dans un service fourni par OpenAI. Ces éléments sont donc traités dans l’environnement OpenAI avant que les informations nécessaires à l’appel du Plugin soient transmises à AIDOCS STUDIO.
OpenAI détermine ses propres traitements, durées de conservation, paramètres de compte et mesures de sécurité conformément à ses politiques. AIDOCS STUDIO ne contrôle pas ces traitements. La présente politique couvre uniquement les données reçues et traitées par AIDOCS STUDIO à compter de l’appel du Plugin.
Max ne demande pas l’historique complet de la conversation ChatGPT : il traite la demande, les extraits et les ressources que l’interface OpenAI transmet explicitement pour répondre à la requête.
3. Données reçues par Max
3.1 Contenu de la demande
- la question ou instruction transmise à Max ;
- les extraits de contexte explicitement inclus dans l’appel ;
- les documents joints, leur contenu, leur nom, format, taille déclarée et identifiant technique ;
- une URL temporaire permettant de télécharger un fichier transmis par OpenAI ;
- la réponse générée par Max.
Ces contenus peuvent comporter des données personnelles si l’utilisateur les y insère. AIDOCS STUDIO ne reçoit pas automatiquement son nom, son adresse électronique ou son profil OpenAI.
3.2 Métadonnées techniques
- un identifiant technique fourni par OpenAI, tel que
openai/subjectou, à défaut, un identifiant de session ; - la langue ou locale de l’interface et un identifiant aléatoire de requête ;
- les dates de début, de mise à jour et de fin, le statut et la catégorie technique d’une erreur ;
- le modèle, le niveau de raisonnement, le nombre de pièces et le recours éventuel à une vérification approfondie ;
- le coût estimé et sa ventilation par étape technique.
L’identifiant reçu d’OpenAI est immédiatement transformé par hachage SHA-256 en une empreinte tronquée de la forme anonymous-…. La valeur d’origine n’est pas enregistrée dans la table de suivi et n’est pas transmise aux modèles chargés de l’analyse juridique.
4. Déroulement et pseudonymisation
- Max vérifie que le Plugin est ouvert et que les limites permettent de lancer l’analyse.
- Les fichiers autorisés sont téléchargés depuis l’URL temporaire fournie par OpenAI.
- Leur texte est extrait en mémoire ; MaxMCP n’écrit ni le document ni son texte sur disque.
- La question et les textes sont pseudonymisés ensemble : personnes, organisations, coordonnées et identifiants détectés sont remplacés par des marqueurs techniques.
- Les contenus pseudonymisés sont transmis aux modèles et services nécessaires à l’analyse et à la vérification.
- La réponse pseudonymisée est contrôlée, puis les marqueurs sont restaurés en mémoire.
- La réponse finale est convertie en Markdown et renvoyée à l’interface OpenAI.
La table de correspondance reste uniquement en mémoire pendant le traitement. La pseudonymisation réduit l’exposition des données, mais ne constitue pas une anonymisation et ne garantit pas qu’aucune donnée personnelle ne puisse subsister.
Un classifieur résiduel peut recevoir de courts extraits candidats après une première détection locale. Si un PDF scanné nécessite une reconnaissance optique de caractères, le fichier concerné est transmis en clair au prestataire d’OCR avant que son texte puisse être extrait et pseudonymisé.
5. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique principale |
|---|---|
| Recevoir la demande, extraire les documents, produire et restituer la réponse | Exécution des Conditions et mesures prises à la demande de l’utilisateur |
| Pseudonymiser les contenus et sécuriser le traitement | Intérêt légitime à réduire l’exposition des données et sécuriser le service |
| Vérifier les limites individuelles et le budget global | Intérêt légitime à assurer un accès équitable, prévenir les abus et maîtriser les coûts |
| Mesurer les coûts, diagnostiquer les échecs et maintenir le service | Intérêt légitime à exploiter, sécuriser et améliorer le Plugin |
| Contrôler la qualité des réponses pseudonymisées | Intérêt légitime à évaluer et améliorer la fiabilité, sous réserve du droit d’opposition |
| Respecter une obligation légale | Obligation légale |
| Constater, exercer ou défendre des droits en justice | Intérêt légitime d’AIDOCS STUDIO |
6. Données conservées et durées
| Catégorie | Conservation par MaxMCP |
|---|---|
| Question reçue, fichiers, texte extrait et table de correspondance | En mémoire pendant l’analyse et la restitution ; aucune conservation sur disque par MaxMCP |
| Réponse finale restaurée | Renvoyée à OpenAI ; aucune conservation en base par MaxMCP |
| Résultat technique d’une tâche longue | En mémoire, au maximum une heure à compter du lancement |
| Question et réponse pseudonymisées pour le contrôle qualité | 30 jours, puis effacement automatique de ces deux champs |
| Empreinte anonyme, identifiant de requête, dates, statut, modèle, effort, nombre de fichiers, erreur et coûts | 12 mois, puis suppression automatique ; seules des statistiques irréversiblement agrégées peuvent subsister |
| Journaux indispensables à la sécurité ou à la défense de droits | Durée strictement nécessaire à l’incident ou au litige, dans les limites légales |
Les traces de coût ne contiennent pas la question, la réponse restaurée, les pièces jointes ou la table de correspondance. Les données strictement nécessaires à l’exercice ou à la défense de droits peuvent être placées en archivage intermédiaire pendant la prescription applicable.
7. Destinataires
Dans la seule mesure nécessaire, les données peuvent être accessibles aux personnes habilitées d’AIDOCS STUDIO ; aux prestataires d’hébergement, d’infrastructure et de base de données ; aux fournisseurs de modèles d’IA utilisés pour la pseudonymisation résiduelle, l’analyse et la vérification, actuellement notamment OpenAI ; au prestataire d’OCR, actuellement Mistral AI, lorsqu’un PDF le nécessite ; aux services de recherche juridique ; ainsi qu’aux conseils, auditeurs ou autorités lorsque la loi l’exige.
Les modèles chargés de l’analyse juridique reçoivent la question et le contenu textuel pseudonymisés. Les noms de fichiers, l’identifiant OpenAI d’origine et la table de correspondance ne leur sont pas transmis. AIDOCS STUDIO ne vend pas les données reçues et ne les utilise pas pour établir un profil publicitaire.
8. Transferts hors de l’Espace économique européen
Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Lorsqu’un transfert ne repose pas sur une décision d’adéquation, AIDOCS STUDIO met en place les garanties appropriées prévues par le RGPD, notamment des clauses contractuelles types et, si nécessaire, des mesures supplémentaires. Des informations peuvent être demandées à dataprivacy@aidocs.studio.
9. Données interdites ou fortement déconseillées
L’utilisateur ne doit pas transmettre de numéros complets de cartes de paiement, secrets d’accès, identifiants officiels complets, dossiers médicaux, données personnelles relatives à des enfants, ni d’informations dont la transmission à OpenAI, AIDOCS STUDIO ou un prestataire serait interdite. Il doit limiter sa demande aux informations nécessaires, expurger les documents lorsque possible et disposer d’une base juridique pour les données de tiers.
10. Sécurité
AIDOCS STUDIO met notamment en œuvre le chiffrement des échanges, un accès restreint au serveur et à la base d’usage, la pseudonymisation obligatoire avant l’analyse juridique, le traitement en mémoire des pièces et de la correspondance, la séparation du Plugin et des comptes Max, des quotas, un interrupteur public d’urgence et le refus de la demande si un contrôle indispensable échoue.
Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. L’utilisateur doit éviter de transmettre des informations inutiles ou particulièrement sensibles.
11. Liens vers Max et mesure de provenance
Un message peut contenir un lien vers le site Max assorti de paramètres de campagne, par exemple utm_source=maxgpt, afin de mesurer globalement les visites provenant du Plugin. Une fois le lien ouvert, les traitements du site relèvent de la politique générale de confidentialité et de la politique relative aux cookies.
12. Droits des personnes
Sous réserve du RGPD et du droit applicable, l’utilisateur peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité lorsqu’elle s’applique, s’opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, retirer son consentement et demander des informations sur les garanties d’un transfert international.
Les demandes doivent être adressées à dataprivacy@aidocs.studio. Le Plugin ne conservant qu’une empreinte anonyme de l’identifiant OpenAI, AIDOCS STUDIO peut ne pas retrouver une demande à partir du seul nom ou courriel. L’utilisateur peut indiquer la date et l’heure approximatives ainsi que l’identifiant de requête lorsqu’il est disponible.
L’utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la CNIL, www.cnil.fr, ou de l’autorité compétente de son lieu de résidence.
13. Modification de la politique
AIDOCS STUDIO peut mettre à jour la présente politique afin de tenir compte de l’évolution du Plugin, de ses prestataires, de ses durées de conservation ou des exigences légales. La version publiée sur cette page est celle applicable au moment du traitement.