Conditions générales

CONDITIONS GÉNÉRALES

Le présent document (les « Conditions générales ») définit les conditions dans lesquelles AIDOCS STUDIO, société par actions simplifiée de droit français immatriculée sous le numéro 939 664 108 R.C.S. Montpellier, dont le siège social est situé 3 Rue des Gladiateurs, 34170 Castelnau-le-Lez, France (« AIDOCS STUDIO »), fournit les Services au Client.

• DÉFINITIONS

Aux fins du Contrat, les termes commençant par une majuscule ci-après ont le sens défini ci-dessous.

« Politique d'utilisation acceptable » ou « PUA » désigne la politique d'utilisation acceptable régissant l'accès aux Services et leur utilisation par les Utilisateurs, telle qu'incorporée par référence au Contrat.

« Contrat » désigne le cadre contractuel constitué des Conditions particulières et des présentes Conditions générales, ainsi que des documents qui y sont incorporés par référence, selon l'ordre de priorité énoncé à l'Article 2.

« Client » désigne le client professionnel d'AIDOCS STUDIO ayant conclu le Contrat et souscrit aux Services, qu'il agisse (i) en qualité de professionnel personne physique, en son propre nom et pour son propre compte, ou (ii) en qualité de personne morale souscrivant aux Services pour ses Utilisateurs autorisés.

« Données du Client » désigne l'ensemble des données, informations, contenus, fichiers, documents ou ressources soumis, transmis, téléversés ou autrement mis à disposition par le Client et/ou les Utilisateurs par l'intermédiaire des Services ou en lien avec ceux-ci, y compris les Données soumises et les Résultats, à l'exclusion de tout Élément générique.

« Informations confidentielles » désigne toute information ou tout document de quelque nature que ce soit, commercial, financier, technique, opérationnel ou autre, divulgué par une Partie à l'autre Partie en lien avec le Contrat, qui est identifié comme confidentiel ou qui devrait raisonnablement être considéré comme confidentiel compte tenu de sa nature et des circonstances de sa divulgation. Les Informations confidentielles d'AIDOCS STUDIO incluent, sans limitation, les Services, la Solution, la Documentation (dans la mesure où elle est non publique), ainsi que toute information technique, opérationnelle, de sécurité ou produit non publique s'y rapportant.

« Accord de traitement des données » ou « ATD » désigne l'accord de traitement des données conclu entre les Parties régissant le traitement par AIDOCS STUDIO des données à caractère personnel pour le compte du Client, en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »).

« Documentation » désigne l'ensemble des informations, guides, instructions, documentations techniques ou fonctionnelles et politiques d'utilisation relatifs aux Services, communiqués par AIDOCS STUDIO ou mis à la disposition du Client, y compris par l'intermédiaire des Services ou sur le site internet d'AIDOCS STUDIO, tels que mis à jour de temps à autre, et y compris l'Email d'intégration.

« Date d'entrée en vigueur » désigne la date à laquelle les Conditions particulières sont acceptées par le Client par tout moyen écrit ou électronique mis à disposition par AIDOCS STUDIO.

« Redevances » désigne l'ensemble des sommes dues par le Client à AIDOCS STUDIO en contrepartie des Services, telles qu'énoncées dans les Conditions particulières.

« Éléments génériques » désigne tout modèle, précédent, bibliothèque de clauses, cadre de rédaction, structure de document, formulation standard générique ou réutilisable, et tout élément connexe des Services, qu'il soit préexistant ou généré, suggéré, sélectionné, assemblé, adapté ou autrement utilisé par les Services ou en leur sein, y compris toute modification, variante, adaptation ou œuvre dérivée de ceux-ci, dans la mesure où ils ne sont pas fournis par le Client ou ses Utilisateurs à titre de Données soumises, n'identifient pas spécifiquement le Client et ne révèlent pas les Informations confidentielles du Client.

« Données soumises » désigne les instructions, prompts, contenus et/ou documents inclus dans une Requête, joints à celle-ci ou autrement soumis avec elle aux fins de traitement par l'intermédiaire des Services.

« Email d'intégration » désigne le courriel envoyé par AIDOCS STUDIO à l'adresse électronique fournie par le Client lors de la souscription, énonçant les informations et instructions requises pour accéder aux Services et les utiliser, y compris, sans limitation, l'adresse électronique de soumission désignée, les adresses d'expéditeur autorisées et les exigences de soumission applicables.

« Résultats » désigne les projets, suggestions de clauses, synthèses, comparaisons ou autres contenus automatiquement générés par les Services en réponse à une Requête.

« Parties » désigne AIDOCS STUDIO et le Client, et « Partie » désigne l'un ou l'autre d'entre eux.

« Requête » désigne un courriel d'instruction, y compris toute Donnée soumise associée, adressé par un Utilisateur autorisé conformément à la Documentation aux fins de traitement par l'intermédiaire des Services.

« Services » désigne les services assistés par IA, fonctionnant à la demande, fournis par AIDOCS STUDIO au Client au titre du Contrat, permettant aux Utilisateurs autorisés de soumettre des Requêtes et de recevoir des Résultats.

« Solution » désigne le logiciel propriétaire, l'infrastructure technique et les composants associés exploités ou mis à disposition par AIDOCS STUDIO en mode SaaS et utilisés uniquement comme moyen technique de fourniture des Services.

« Conditions particulières » désigne les conditions commerciales et contractuelles spécifiques applicables à la souscription du Client aux Services, qu'elles soient convenues par un accord écrit ou un bon de commande, ou acceptées en ligne dans le cadre d'un processus de souscription en libre-service, y compris la formule d'abonnement applicable, la tarification, le périmètre des Services et toute condition supplémentaire mise à disposition au moment de la souscription.

« Durée d'abonnement » désigne la durée de l'abonnement choisie par le Client telle que précisée dans les Conditions particulières.

« Accord de niveau de service et de support » ou « SLA » désigne l'accord de support et de niveau de service régissant les engagements de support et les avoirs de service, qui ne s'applique que lorsqu'il est expressément désigné comme applicable dans les Conditions particulières.

« Utilisateur » désigne toute personne physique autorisée à accéder aux Services et à les utiliser au titre du Contrat, y compris (i) le Client lui-même lorsque le Client est un abonné personne physique, et/ou (ii) toute personne physique agissant sous l'autorité du Client ou autrement autorisée par lui.

• DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le Contrat se compose des documents suivants, énumérés par ordre de priorité décroissante :

• l'ATD, le cas échéant ;
• les Conditions particulières ;
• le SLA, lorsqu'il est expressément désigné comme applicable dans les Conditions particulières ;
• la PUA ;
• les présentes Conditions générales.

En cas de contradiction ou d'incohérence entre les documents composant le Contrat, le document de rang supérieur prévaut.

Sauf accord écrit exprès et contraire d'AIDOCS STUDIO, toutes conditions générales émises par le Client (y compris des conditions générales d'achat) ne s'appliquent pas aux Services, quels que soient le moment ou la manière dont elles sont communiquées.

• FORMATION DU CONTRAT

Le Contrat peut être conclu, au choix :

• par la signature d'un accord écrit ou d'un bon de commande (y compris par signature électronique), notamment pour les abonnements entreprise ; ou
• par acceptation en ligne dans le cadre d'un processus de souscription en libre-service.

Dans chaque cas, le Contrat est réputé valablement formé et engage le Client dès son acceptation, et entre en vigueur à la Date d'entrée en vigueur.

• DURÉE

La durée de l'abonnement aux Services est déterminée au moment de la souscription et précisée dans les Conditions particulières.

Sauf résiliation conformément au Contrat, l'abonnement est automatiquement renouvelé à l'issue de chaque Durée d'abonnement pour une période de durée identique.

Lorsque le Client souscrit à une formule annuelle, il peut résilier l'abonnement à l'issue du premier mois suivant la Date d'entrée en vigueur, sans pénalité ni frais de résiliation, en le notifiant par écrit à AIDOCS STUDIO avant l'expiration de ce premier mois. Cette faculté vise à permettre au Client d'évaluer les Services durant la phase initiale d'utilisation. À défaut d'une telle notification, l'abonnement annuel se poursuit pour le reste de la Durée d'abonnement applicable.

Tout renouvellement est soumis à la tarification et aux conditions contractuelles applicables au moment du renouvellement, telles qu'énoncées dans les Conditions particulières ou notifiées conformément à l'Article 24.8.

• SERVICES

• Description

Les Services consistent en un service assisté par IA, fonctionnant à la demande, permettant aux Utilisateurs autorisés de soumettre des Requêtes et de recevoir des Résultats, y compris, sans limitation, des projets de documents, des clauses, des reformulations, des synthèses, des comparaisons ou une assistance à la rédaction similaire, destinés à soutenir le jugement professionnel humain.

Les Services sont fournis uniquement comme un outil d'assistance et de productivité et ne se substituent pas à l'analyse, à la révision, à la validation ou à la prise de décision humaines.

• Accès et utilisation

L'accès aux Services est accordé aux Utilisateurs autorisés conformément à l'abonnement choisi par le Client, aux Conditions particulières et à la Politique d'utilisation acceptable.

Certaines fonctionnalités des Services peuvent être accessibles via des interfaces mises à disposition par AIDOCS STUDIO, sous réserve d'une authentification au moyen d'identifiants personnels.

Le Client est responsable de veiller à ce que l'accès aux Services soit limité aux Utilisateurs autorisés et à ce que tous les Utilisateurs respectent le Contrat, la PUA et la Documentation.

• Soumission et traitement des Requêtes

Les Requêtes doivent être soumises conformément à la Documentation, y compris l'Email d'intégration. Seules les Requêtes soumises depuis des adresses d'expéditeur autorisées et conformes à ces exigences sont traitées.

À réception d'une Requête valide, AIDOCS STUDIO traite la Requête au moyen de systèmes automatisés et met le Résultat correspondant à la disposition de l'Utilisateur conformément à la Documentation.

Le Client reconnaît que les délais de traitement peuvent varier en fonction de la nature de la Requête, de la charge des systèmes et des dépendances à l'égard de services tiers.

• Utilisation anormale

Le Client et ses Utilisateurs utilisent les Services d'une manière conforme à leur finalité, au Contrat, à la PUA et à la Documentation applicable.

« Utilisation anormale » désigne toute utilisation des Services qui, à la lumière de l'ensemble des circonstances pertinentes, s'écarte substantiellement de l'utilisation normale, raisonnable ou prévue des Services, y compris lorsqu'une telle utilisation :

• implique des volumes, une fréquence ou une intensité de Requêtes, de traitement ou d'accès significativement disproportionnés par rapport aux niveaux d'utilisation généralement observés pour des clients comparables, compte tenu de leur taille, de leur activité, de leur cas d'usage, du périmètre de leur abonnement et de l'utilisation raisonnablement attendue des Services ;
• est automatisée, excessive, systématique ou intensive, notamment au moyen de scripts, robots, robots d'indexation, API non autorisées, routines de traitement en masse ou procédés similaires non expressément autorisés au titre du Contrat ou de la Documentation ;
• contourne, cherche à contourner ou a pour effet de contourner les conditions commerciales, techniques ou opérationnelles des Services, y compris les paramètres d'abonnement, conditions d'accès, limitations d'usage, garde-fous ou limites de débit ;
• crée, ou est raisonnablement susceptible de créer, une charge excessive pour les Services ou affecte substantiellement leur disponibilité, leur stabilité, leur intégrité, leur sécurité ou leur performance ; ou
• excède autrement ce qu'AIDOCS STUDIO peut raisonnablement considérer comme une utilisation légitime et proportionnée des Services au regard de leur nature et de leur finalité.

L'appréciation de l'Utilisation anormale est effectuée de bonne foi et sur la base d'une analyse contextuelle tenant compte de l'ensemble des circonstances pertinentes, y compris l'abonnement du Client, la nature de ses activités, le cas d'usage concerné, les schémas d'utilisation observés chez des clients comparables, et tout impact technique ou opérationnel sur les Services. Pour éviter toute ambiguïté, la qualification d'Utilisation anormale peut résulter d'une ou de plusieurs des circonstances décrites ci-dessus et n'exige pas qu'elles soient toutes réunies cumulativement.

En cas d'Utilisation anormale avérée ou raisonnablement suspectée, AIDOCS STUDIO peut, après en avoir informé le Client par tout moyen approprié et dans la mesure raisonnablement possible, mettre en œuvre les mesures proportionnées raisonnablement nécessaires à la protection des Services, y compris :

• demander au Client des informations, des clarifications ou une action corrective ;
• limiter temporairement certaines fonctionnalités, capacités de traitement ou niveaux d'accès des Services ;
• suspendre temporairement tout ou partie de l'accès du Client ou de certains Utilisateurs aux Services ; et/ou
• proposer un ajustement de l'abonnement, des paramètres d'utilisation ou de la formule tarifaire du Client afin de refléter son utilisation réelle des Services.

Sauf urgence, menace pour la sécurité, risque juridique ou réglementaire, ou risque pour la disponibilité, l'intégrité ou le fonctionnement licite des Services, AIDOCS STUDIO met en œuvre des efforts raisonnables pour rechercher une solution concertée avec le Client avant de suspendre l'accès aux Services.

Toute mesure mise en œuvre par AIDOCS STUDIO au titre de la présente section est proportionnée, appliquée uniquement dans la mesure et pour la durée raisonnablement nécessaires au regard des circonstances et, lorsque cela est raisonnablement possible, limitée aux fonctionnalités, Utilisateurs ou usages concernés. La présente section s'applique sans préjudice de toute limite d'usage expresse, paramètre d'abonnement, quota, limite technique ou autre restriction énoncés dans le Contrat ou la Documentation.

• Évolution des Services

AIDOCS STUDIO peut modifier, améliorer ou mettre à jour les Services de temps à autre, notamment pour des raisons techniques, de sécurité, juridiques ou réglementaires, ou afin d'en améliorer la fonctionnalité ou la performance.

Lorsqu'une modification entraîne la suppression ou l'altération substantielle d'une fonctionnalité expressément identifiée comme essentielle dans les Conditions particulières, AIDOCS STUDIO en informe le Client à l'avance et les Parties se concertent de bonne foi afin d'identifier une solution commercialement raisonnable.

À défaut d'une telle solution, le Client peut résilier le Contrat avec effet à la date de cette modification, sans pénalité.

• INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Les Services sont fournis uniquement comme un outil d'assistance et de productivité. Les Résultats ne constituent ni un conseil juridique, ni un avis juridique, ni une représentation juridique, ni aucune autre forme de conseil juridique ou professionnel personnalisé fourni par AIDOCS STUDIO. AIDOCS STUDIO n'est pas un cabinet d'avocats, n'est habilité à exercer le droit dans aucune juridiction, et ne fournit pas de prestations réservées aux professions juridiques réglementées.

Le Client et ses Utilisateurs demeurent seuls responsables de la révision, de la validation, de l'adaptation et, le cas échéant, du complément de tous les Résultats préalablement à toute utilisation, communication, remise, exécution ou tout usage qui en serait fait. Le Client veille, le cas échéant, à ce que les Résultats soient révisés par des professionnels qualifiés disposant de l'expertise requise et des droits d'exercice dans la ou les juridictions et le ou les domaines de pratique concernés.

Le Client reconnaît que les technologies d'intelligence artificielle peuvent générer des Résultats inexacts, incomplets, non exhaustifs, trompeurs, obsolètes, inadaptés au contexte ou affectés de biais, et peuvent générer des résultats similaires ou identiques pour d'autres utilisateurs. AIDOCS STUDIO ne garantit pas que les Résultats seront exempts d'erreurs, complets, fiables, licites, à jour ou adaptés à une finalité, une juridiction ou un cas d'usage déterminés, et ne saurait être tenu responsable des décisions, actions ou omissions du Client ou de ses Utilisateurs fondées sur les Résultats.

Le Client reconnaît en outre que les Résultats sont générés sur la base de modèles et de sources de données sous-jacents, y compris des données d'entraînement, dont la portée, la couverture, l'exactitude, l'actualité ou la pertinence géographique peuvent être limitées, et qui peuvent ne pas refléter l'ensemble des lois, règlements, jurisprudences, pratiques de marché, règles professionnelles ou autres exigences juridiques applicables dans une juridiction donnée ou à une situation de fait déterminée. En particulier, les Services ne sont pas conçus pour garantir que les Résultats reflètent l'ensemble des exigences juridiques ou réglementaires applicables où que ce soit dans le monde ou en vertu de tout droit choisi par le Client ou ses cocontractants.

La qualité, la pertinence et la fiabilité des Résultats peuvent dépendre de la nature, de la structure, de l'exhaustivité et de l'exactitude des Données soumises, ainsi que des instructions, paramètres et contexte fournis par le Client et ses Utilisateurs. Le Client demeure seul responsable du contenu des Données soumises et de veiller à ce que celles-ci puissent être licitement utilisées et soumises conformément au Contrat, à la PUA et au droit applicable.

Le Client reconnaît que les Services peuvent reposer, en tout ou partie, sur des modèles d'intelligence artificielle, y compris des grands modèles de langage, développés, entraînés et/ou fournis par des tiers. Aucun droit n'est accordé au Client pour accéder à ces modèles ou les utiliser en dehors des Services, et AIDOCS STUDIO ne saurait être responsable de la conception, de l'entraînement, de la disponibilité ou de la performance de ces modèles tiers en tant que tels.

Lorsque les Résultats sont générés sans que le Client ou ses Utilisateurs aient fourni à titre de Données soumises des modèles, précédents, clauses, formulaires, documents ou supports similaires préalables, le Client reconnaît que les Services peuvent reposer sur, générer ou utiliser des Éléments génériques et que, sous réserve du Contrat, AIDOCS STUDIO peut réutiliser ces Éléments génériques dans le cadre de la fourniture des Services, sous réserve qu'aucun contenu propre au Client, aucune Information confidentielle ni aucune donnée à caractère personnel ne soit divulgué autrement que dans les cas autorisés au titre du Contrat et du droit applicable.

AIDOCS STUDIO garantit que les Services sont exploités conformément à des standards professionnels raisonnables et dans le respect des lois et règlements applicables, y compris le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et le Règlement (UE) 2024/1689 (règlement sur l'intelligence artificielle), tels qu'applicables à AIDOCS STUDIO dans son rôle et aux Services tels que fournis. Sauf stipulation expresse contraire dans les Conditions particulières, les Services sont destinés à être qualifiés de systèmes à risque minimal ou à risque limité au sens du règlement sur l'intelligence artificielle.

Sauf autorisation expresse au titre du Contrat, le Client s'abstient d'utiliser les Services ou les Résultats aux fins d'entraîner, d'affiner, de valider ou d'améliorer tout modèle ou système d'intelligence artificielle ou d'apprentissage automatique.

• INTÉGRATION ET CONFIGURATION

Lorsque cela est expressément prévu dans les Conditions particulières, AIDOCS STUDIO peut fournir une assistance à l'intégration et à la configuration destinée à faciliter l'accès initial du Client aux Services et leur utilisation (par exemple, création de compte, configuration des accès, transmission des consignes d'utilisation et sessions d'introduction axées sur l'utilisation technique des Services). Cette assistance se limite à un support technique et fonctionnel et ne constitue pas un conseil juridique, stratégique, commercial ou opérationnel.

Le Client s'engage à coopérer de bonne foi et à fournir à AIDOCS STUDIO, en temps utile, toutes les informations raisonnablement nécessaires à cette assistance.

Toute demande excédant l'intégration et la configuration standard, y compris des développements personnalisés, des intégrations spécifiques, des configurations avancées ou une assistance supplémentaire non expressément incluse dans les Conditions particulières, fait l'objet d'un accord écrit distinct et, le cas échéant, de frais supplémentaires.

• SUPPORT ET NIVEAUX DE SERVICE

Les services de support et, le cas échéant, les engagements de niveau de service sont fournis conformément au SLA. Le SLA ne s'applique que lorsqu'il est expressément désigné comme applicable dans les Conditions particulières (formules entreprise ou équivalentes).

Pour les Clients souscrivant à titre individuel ou en libre-service, AIDOCS STUDIO fournit l'accès aux Services sans aucun niveau de service garanti, délai de réponse, engagement de disponibilité ou avoir de service, sauf accord écrit exprès et contraire dans les Conditions particulières.

Le cas échéant, le SLA énonce les recours exclusifs du Client en cas de manquement aux niveaux de service.

• OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s'engage, et veille à ce que ses Utilisateurs :

• utilisent les Services dans le strict respect du Contrat, de la PUA et de la Documentation ;
• veillent à ce que l'ensemble des Données soumises et des Données du Client transmises par l'intermédiaire des Services soient licites, exactes, pertinentes, et fournies avec l'ensemble des droits, autorisations et consentements nécessaires ;
• maintiennent la sécurité, la configuration et le bon fonctionnement de leur propre environnement informatique (y compris leurs systèmes de messagerie), et veillent à ce que les communications à destination et en provenance d'AIDOCS STUDIO ne soient pas bloquées, filtrées, mises en quarantaine ni altérées ;
• gèrent les droits d'accès des Utilisateurs, y compris leur intégration et leur départ, et notifient sans délai à AIDOCS STUDIO tout accès non autorisé, usage détourné ou incident de sécurité suspecté affectant les Services ; et
• respectent l'ensemble des lois, règlements et obligations professionnelles applicables, y compris ceux relatifs à la confidentialité, au secret professionnel (le cas échéant), à la protection des données et à l'utilisation des outils d'intelligence artificielle.

• CONDITIONS FINANCIÈRES

• Redevances

L'ensemble des Redevances est énoncé dans les Conditions particulières.

Les Redevances sont exprimées dans la devise indiquée, hors TVA et hors toute autre taxe applicable, lesquelles sont exclusivement à la charge du Client.

Sauf en cas de résiliation du Contrat pour manquement substantiel d'AIDOCS STUDIO, toute Durée d'abonnement ou période de facturation entamée est due en totalité.

• Facturation et paiement

Pour les abonnements en libre-service, les Redevances sont payables d'avance et prélevées immédiatement au moment de la souscription et, le cas échéant, à chaque renouvellement, au moyen du mode de paiement choisi par le Client.

Pour les abonnements entreprise, les Redevances sont facturées et payables conformément aux modalités énoncées dans les Conditions particulières.

Sauf stipulation contraire dans les Conditions particulières, les factures sont payables dans un délai de trente (30) jours à compter de leur date d'émission.

Conformément au droit applicable, tout défaut de paiement d'une facture non contestée à son échéance donne automatiquement lieu, sans mise en demeure préalable, à des intérêts de retard calculés à trois (3) fois le taux d'intérêt légal applicable, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante (40) euros. Lorsque les frais de recouvrement excèdent ce montant, AIDOCS STUDIO peut réclamer une indemnisation complémentaire sur justification.

En cas de non-paiement quinze (15) jours après mise en demeure, AIDOCS STUDIO se réserve le droit de suspendre l'accès aux Services et/ou de résilier le Contrat, sans préjudice de tout autre droit ou recours.

• Contestation de facture

Toute contestation relative à une facture doit être notifiée à AIDOCS STUDIO par écrit, avec les éléments justificatifs, dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la facture.

La partie non contestée de la facture demeure payable à l'échéance applicable.

• Révision des prix

AIDOCS STUDIO peut modifier sa tarification au renouvellement de l'abonnement. Toute tarification mise à jour ne s'applique qu'à la Durée d'abonnement suivante.

AIDOCS STUDIO notifie au Client toute modification tarifaire substantielle au moins soixante (60) jours avant le début de la période renouvelée.

Si le Client n'accepte pas cette modification, il peut choisir de ne pas renouveler l'abonnement conformément au Contrat.

• GARANTIES

AIDOCS STUDIO garantit que les Services sont fournis avec un soin et une compétence raisonnables, de manière professionnelle, conformément au Contrat et aux pratiques généralement admises dans le secteur.

Sauf stipulation expresse contraire du Contrat, les Services et les Résultats sont fournis « en l'état » et « selon disponibilité ». AIDOCS STUDIO ne garantit pas que les Services ou les Résultats répondront aux besoins ou attentes spécifiques du Client, ni que les Résultats seront exacts, complets, fiables ou adaptés à une finalité juridique, contractuelle ou opérationnelle particulière.

Le Client reconnaît que les Services reposent sur des technologies d'intelligence artificielle automatisées et sur des services tiers, et que des limitations, inexactitudes, retards ou erreurs inhérents peuvent survenir.

Le Client notifie à AIDOCS STUDIO par écrit toute non-conformité alléguée des Services dans un délai raisonnable après en avoir eu connaissance.

En cas de non-conformité avérée et imputable à AIDOCS STUDIO, le seul et unique recours du Client consiste, au choix d'AIDOCS STUDIO, à corriger la non-conformité, à réexécuter les Services concernés, ou à rembourser les Redevances versées au titre des Services concernés.

Cette garantie ne s'applique pas lorsque la non-conformité résulte d'une utilisation non conforme des Services par le Client ou ses Utilisateurs, des Données soumises, de services tiers ou d'un événement de Force majeure, sans préjudice des dispositions impératives du droit applicable.

• PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Chaque Partie agit en qualité de responsable de traitement indépendant à l'égard des données à caractère personnel des salariés, représentants ou contacts de l'autre Partie traitées aux fins de la gestion de la relation contractuelle et commerciale.

Dans ce cadre, chaque Partie s'engage à respecter les lois et règlements applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD »), et à fournir les informations requises à ses personnes concernées. La politique de confidentialité d'AIDOCS STUDIO est disponible à l'adresse : [à compléter].

Dans la mesure où AIDOCS STUDIO traite des données à caractère personnel pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture des Services, AIDOCS STUDIO agit en qualité de sous-traitant et les Parties conviennent qu'un tel traitement est régi exclusivement par l'Accord de traitement des données. En cas de contradiction, l'Accord de traitement des données prévaut sur les stipulations du présent Contrat en matière de protection des données à caractère personnel.

• DONNÉES ET SÉCURITÉ

• Données du Client

L'ensemble des données, informations, contenus, documents et supports soumis, transmis ou autrement mis à disposition par le Client ou ses Utilisateurs en lien avec les Services (les « Données du Client ») demeurent la propriété exclusive du Client.

Le Client demeure seul responsable de la licéité, de l'exactitude, de la qualité, de l'intégrité, de la pertinence et de l'exhaustivité des Données du Client, ainsi que de s'assurer qu'il dispose de l'ensemble des droits et autorisations nécessaires pour utiliser et soumettre ces Données du Client en lien avec les Services, dans le respect du droit applicable et de ses obligations professionnelles.

Aux fins de l'exécution du Contrat, AIDOCS STUDIO est autorisé à accéder aux Données du Client, à les héberger, les traiter et les transmettre strictement dans la mesure nécessaire pour :

• fournir et exploiter les Services ;
• assurer leur sécurité, leur maintenance et leur exploitation technique ;
• respecter les obligations légales ou réglementaires applicables ; et
• fournir les services de support et d'intégration conformément au Contrat.

Les Données du Client ne sont utilisées par AIDOCS STUDIO à aucune autre fin que celles expressément prévues aux présentes.

• Prestataires tiers et modèles d'IA

Le Client reconnaît que les Services reposent sur des prestataires tiers, y compris des fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle, d'infrastructure cloud, de services de messagerie et d'environnements de stockage.

Les Données du Client peuvent être traitées par ces prestataires tiers strictement aux fins de l'exploitation des Services et conformément au Contrat, à l'Accord de traitement des données applicable et aux arrangements contractuels d'AIDOCS STUDIO avec ces prestataires.

AIDOCS STUDIO n'autorise aucun tiers à utiliser les Données du Client à ses propres fins, y compris pour entraîner ou améliorer ses modèles, sauf autorisation expresse au titre du Contrat et de la documentation applicable en matière de protection des données.

• Données agrégées et anonymisées

AIDOCS STUDIO peut générer des données agrégées et anonymisées dérivées de l'utilisation des Services, sous réserve que ces données ne permettent pas, directement ou indirectement, d'identifier le Client, ses Utilisateurs ou aucune donnée à caractère personnel.

Ces données agrégées et anonymisées sont la propriété exclusive d'AIDOCS STUDIO et peuvent être utilisées à des fins internes, y compris l'analyse statistique, le suivi, la sécurité, la mesure de la performance et l'amélioration des Services.

• Sécurité des données

AIDOCS STUDIO met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des Données du Client lors de leur traitement en lien avec les Services, conformément au droit applicable et à l'Accord de traitement des données.

Le Client reconnaît que, par conception, les Services traitent les Données du Client de manière transitoire, aux seules fins de l'exécution de la Requête concernée. Sauf lorsque cela est techniquement nécessaire à des fins de traitement de courte durée, de journalisation, de sécurité ou de conformité légale, les Données du Client ne sont pas stockées par AIDOCS STUDIO une fois le Résultat généré et mis à la disposition de l'Utilisateur.

En conséquence, les Services ne constituent pas un service d'hébergement ou d'archivage de données. Le Client demeure seul responsable de la conservation, de la sauvegarde et de l'archivage de ses Données soumises et de ses Résultats en dehors des Services.

AIDOCS STUDIO ne saurait être tenu responsable de toute perte, altération ou indisponibilité des Données du Client résultant du défaut de conservation de copies par le Client, ou de causes imputables au Client, à ses Utilisateurs, à des services tiers ou à des événements de Force majeure.

• Conservation des données

Le Client reconnaît que les Services sont conçus pour traiter les Données du Client de manière transitoire et ne fournissent pas de fonctionnalités d'hébergement, d'archivage ou de stockage à long terme des données.

En conséquence, sauf stipulation expresse contraire du Contrat ou obligation du droit applicable, AIDOCS STUDIO ne conserve pas les Données du Client une fois la Requête concernée traitée et le Résultat correspondant généré et mis à la disposition de l'Utilisateur.

Il en résulte qu'aucun mécanisme de restitution des données ne s'applique à l'expiration ou à la résiliation du Contrat, hormis pour les Données du Client susceptibles d'être temporairement conservées par AIDOCS STUDIO à des fins de sécurité, de journalisation, de résolution des litiges ou de conformité légale.

Ces éventuelles données résiduelles sont supprimées par AIDOCS STUDIO dans un délai de trente (30) jours suivant l'expiration ou la résiliation du Contrat, sous réserve des obligations légales ou réglementaires de conservation applicables.

• CONFIDENTIALITÉ

Chaque Partie s'engage à conserver strictement confidentielles l'ensemble des Informations confidentielles de l'autre Partie divulguées ou mises à disposition en lien avec le Contrat, pendant la durée du Contrat et pour une période de trois (3) ans suivant son expiration ou sa résiliation pour quelque raison que ce soit.

Les Informations confidentielles ne sont utilisées qu'aux fins de l'exécution du Contrat ou de la défense des droits de la Partie réceptrice dans le cadre de procédures judiciaires, administratives ou arbitrales.

Chaque Partie peut divulguer les Informations confidentielles uniquement à ses salariés, dirigeants, consultants, conseils, sous-traitants ou affiliés ayant un strict besoin d'en connaître pour l'exécution du Contrat, sous réserve qu'ils soient tenus à des obligations de confidentialité au moins équivalentes à celles énoncées aux présentes.

Les Informations confidentielles ne peuvent être divulguées à des tiers qu'avec le consentement écrit préalable de la Partie émettrice ; ou lorsque le droit applicable, un règlement ou une autorité compétente l'exige, sous réserve que, dans la mesure permise par la loi, la Partie réceptrice en avise préalablement la Partie émettrice et ne divulgue que les informations strictement requises.

Les obligations de confidentialité ne s'appliquent pas aux informations dont la Partie réceptrice peut démontrer qu'elles :

• sont ou deviennent publiquement disponibles sans manquement au Contrat ;
• étaient licitement en sa possession avant leur divulgation ;
• sont licitement obtenues d'un tiers non soumis à une obligation de confidentialité ; ou
• sont développées de manière indépendante, sans référence aux Informations confidentielles.

L'ensemble des Informations confidentielles demeure la propriété exclusive de la Partie émettrice. Aucune stipulation du Contrat n'accorde de licence ni de droit de propriété sur ces Informations confidentielles, sauf stipulation expresse contraire.

Sur demande écrite de la Partie émettrice, ou à la résiliation ou à l'expiration du Contrat, chaque Partie restitue ou détruit sans délai les Informations confidentielles de l'autre Partie, sous réserve des obligations légales ou réglementaires de conservation applicables.

Chaque Partie notifie sans délai à l'autre Partie tout manquement à la confidentialité, avéré ou suspecté, et coopère de bonne foi pour en atténuer les effets.

Les Parties conviennent que l'existence du Contrat peut être divulguée par AIDOCS STUDIO à ses investisseurs ou investisseurs potentiels, sous réserve d'obligations de confidentialité.

• PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

• Services

AIDOCS STUDIO demeure seul titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs aux Services, y compris le logiciel, l'architecture technique, les interfaces, les flux de travail, la documentation, les configurations, les intégrations, les interfaces utilisateur, les modèles de prompts (le cas échéant), ainsi que toute mise à jour ou amélioration de ceux-ci.

Aucune stipulation du Contrat ne saurait être interprétée comme transférant au Client un quelconque droit de propriété sur les Services ou leurs composants.

Sous réserve du paiement des Redevances applicables et du respect du Contrat, AIDOCS STUDIO accorde au Client, pour la durée du Contrat, un droit limité, non exclusif, non transférable et incessible d'accéder aux Services et de les utiliser uniquement à ses fins professionnelles et conformément au Contrat, à la PUA et à la Documentation. Le Client veille à ce que ses Utilisateurs respectent les mêmes restrictions.

Pour éviter toute ambiguïté, AIDOCS STUDIO demeure seul titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle sur les Éléments génériques.

• Résultats

L'ensemble des Résultats générés par l'intermédiaire des Services à partir des Requêtes et des Données soumises par le Client ou ses Utilisateurs sont et demeurent la propriété exclusive du Client.

Nonobstant ce qui précède, cette propriété exclut tout droit de propriété intellectuelle sur les Services, les technologies sous-jacentes, les modèles d'intelligence artificielle utilisés pour générer les Résultats, et tout Élément générique, même lorsqu'ils sont incorporés dans un Résultat, reflétés dans celui-ci ou utilisés pour le générer.

Lorsqu'un Résultat est généré à partir de modèles, formulaires, précédents, clauses, documents ou autres supports fournis par le Client ou ses Utilisateurs à titre de Données soumises, l'ensemble des droits sur ces supports demeurent acquis au Client ou à ses concédants, selon le cas.

Lorsque aucun tel support n'est fourni par le Client ou ses Utilisateurs à titre de Données soumises et que les Services génèrent, suggèrent, sélectionnent, assemblent, adaptent ou autrement utilisent un modèle, un précédent, un ensemble de clauses, un cadre de rédaction, une structure de document, une formulation standard ou un autre élément réutilisable afin de produire un Résultat, cet élément constitue un Élément générique et demeure la propriété exclusive d'AIDOCS STUDIO, nonobstant la propriété par le Client du Résultat spécifique qui lui est remis.

AIDOCS STUDIO est libre de réutiliser, reproduire, adapter, modifier, commercialiser, concéder sous licence et autrement exploiter tout Élément générique à quelque fin que ce soit, sous réserve qu'une telle utilisation n'identifie pas spécifiquement le Client et ne révèle pas les Informations confidentielles ou les données à caractère personnel du Client, sauf dans les cas autorisés au titre du Contrat et du droit applicable.

Le Client demeure seul responsable de l'utilisation, de la communication, de la publication, de la divulgation et de l'exploitation des Résultats, y compris de veiller au respect des lois applicables, des obligations professionnelles et des droits des tiers.

• Modèles d'IA tiers

Le Client reconnaît que les Services reposent, en tout ou partie, sur des modèles d'intelligence artificielle, y compris des grands modèles de langage, développés et fournis par des prestataires tiers.

L'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs à ces modèles, y compris leurs algorithmes, architectures, paramètres et données d'entraînement, demeurent la propriété exclusive de leurs titulaires respectifs.

Le Client n'a aucun droit d'accéder à ces modèles, de les utiliser ou de les exploiter, sauf indirectement par l'intermédiaire des Services, conformément au Contrat et au fonctionnement normal des Services. Aucun droit n'est transféré ni concédé en sous-licence au Client à l'égard de ces modèles.

• Retours d'expérience

Tout retour, commentaire ou suggestion fourni par le Client ou ses Utilisateurs concernant les Services peut être librement utilisé par AIDOCS STUDIO à quelque fin que ce soit, y compris le développement, l'amélioration et l'exploitation de ses services, sans restriction, attribution ni compensation, sous réserve qu'une telle utilisation ne révèle pas les Informations confidentielles du Client.

• INDEMNISATION

• Indemnisation par AIDOCS STUDIO

AIDOCS STUDIO indemnise et garantit le Client contre toute réclamation de tiers alléguant que les Services, tels que fournis par AIDOCS STUDIO et utilisés conformément au Contrat, portent atteinte à des droits de propriété intellectuelle de tiers.

Cette garantie ne s'applique à aucune réclamation découlant :

• du contenu des Résultats ;
• des Données soumises ou des Données du Client fournies par le Client ;
• de toute modification des Services ou des Résultats par le Client ou un tiers ;
• de toute combinaison des Services ou des Résultats avec des éléments non fournis ou non autorisés par AIDOCS STUDIO ; ou
• des modèles ou services d'intelligence artificielle tiers intégrés aux Services, y compris leurs limitations inhérentes ou leurs conditions de licence applicables.

AIDOCS STUDIO assume le contrôle de la défense et du règlement de toute réclamation couverte par cette garantie et supporte les dommages-intérêts définitivement alloués en vertu d'une décision de justice définitive ou d'une transaction approuvée par AIDOCS STUDIO.

Lorsqu'une telle réclamation est formée ou raisonnablement susceptible de l'être, AIDOCS STUDIO peut, à son choix et à ses frais :

• obtenir pour le Client le droit de continuer à utiliser les Services concernés ;
• modifier ou remplacer les Services concernés de manière à supprimer l'atteinte ; ou
• résilier le Contrat en tout ou partie, moyennant un remboursement au prorata des Redevances versées au titre des Services concernés.

• Indemnisation par le Client

Le Client indemnise et garantit AIDOCS STUDIO contre toute réclamation de tiers, tout dommage, perte, pénalité, coût ou dépense (y compris les frais juridiques raisonnables) découlant de ou en lien avec :

• les Données du Client ou les Données soumises transmises par l'intermédiaire des Services ;
• l'utilisation des Services ou des Résultats par le Client ou ses Utilisateurs en violation du Contrat, de la PUA ou du droit applicable ;
• toute prestation de services professionnels, conseil ou livrable fourni par le Client à des tiers sur la base des Résultats ou les incorporant ; ou
• toute allégation selon laquelle les Résultats porteraient atteinte à des droits de propriété intellectuelle de tiers.

• Procédure d'indemnisation

Les obligations d'indemnisation au titre du présent Article s'appliquent sous réserve que la Partie indemnisée :

• notifie sans délai la réclamation à l'autre Partie ;
• apporte toute l'assistance raisonnablement requise ; et
• confère à la Partie indemnisante le contrôle de la défense et de la transaction, sans préjudice du droit de la Partie indemnisée de se faire assister, à ses propres frais, par le conseil de son choix.

• RESPONSABILITÉ

AIDOCS STUDIO ne saurait être tenu responsable de tout dommage indirect ou consécutif, y compris, sans limitation, la perte de profit, la perte d'activité, la perte d'opportunité ou la perte de données.

La responsabilité totale et cumulée d'AIDOCS STUDIO née du Contrat ou en lien avec celui-ci, quel qu'en soit le fondement juridique, est limitée aux Redevances effectivement payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la réclamation.

Aucune stipulation du Contrat n'exclut ni ne limite la responsabilité d'AIDOCS STUDIO en cas de dol, de faute lourde, ni pour toute responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu du droit applicable.

• ASSURANCE

Chaque Partie déclare souscrire et maintenir, pour la durée du Contrat, une couverture d'assurance appropriée auprès d'une compagnie d'assurance réputée et solvable afin de couvrir les responsabilités qu'elle est susceptible d'encourir en lien avec l'exécution du Contrat.

Chaque Partie demeure responsable du paiement de ses propres primes et franchises d'assurance.

Sur demande écrite raisonnable, chaque Partie fournit à l'autre la preuve de l'existence d'une telle couverture d'assurance.

• FORCE MAJEURE

Aucune Partie ne saurait être tenue responsable d'un manquement ou d'un retard dans l'exécution de ses obligations au titre du Contrat, autres que les obligations de paiement, lorsque ce manquement ou ce retard résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil français.

La Partie affectée notifie à l'autre Partie, dès que raisonnablement possible, la survenance de l'événement de force majeure et sa durée prévisible.

Les obligations affectées par l'événement de force majeure sont suspendues pour la durée de celui-ci.

Si l'événement de force majeure se poursuit pendant plus de trois (3) mois, chaque Partie peut résilier le Contrat par notification écrite, sans engager sa responsabilité.

• SUSPENSION

AIDOCS STUDIO peut suspendre temporairement l'accès à tout ou partie des Services lorsque le Client ou un Utilisateur manque au Contrat, à la PUA ou au droit applicable, ou lorsque la suspension est nécessaire pour protéger la sécurité, l'intégrité ou le bon fonctionnement des Services, ou pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire.

Sauf cas d'urgence, AIDOCS STUDIO informe le Client par écrit du manquement et lui accorde un délai de quinze (15) jours pour y remédier avant toute prise d'effet de la suspension.

Lorsqu'une suspension immédiate est raisonnablement nécessaire (en particulier pour des raisons de sécurité, juridiques ou techniques), AIDOCS STUDIO peut suspendre les Services sans préavis. Dans ce cas, AIDOCS STUDIO en informe le Client dès que raisonnablement possible.

La suspension ne libère pas le Client de ses obligations de paiement et ne donne lieu à aucun remboursement, sauf lorsqu'elle résulte exclusivement d'un manquement d'AIDOCS STUDIO.

• RÉSILIATION

Chaque Partie peut résilier le Contrat en cas de manquement substantiel de l'autre Partie qui n'a pas été réparé dans un délai de trente (30) jours suivant la réception d'une notification écrite précisant le manquement.

La résiliation intervient sans préjudice de tous dommages-intérêts ou recours auxquels la Partie non défaillante peut prétendre.

À la résiliation du Contrat pour quelque raison que ce soit :

• l'ensemble des Redevances dues et exigibles jusqu'à la date effective de résiliation demeurent immédiatement payables ;
• lorsque le Contrat est résilié en raison d'un manquement substantiel du Client, l'ensemble des Redevances restant dues au titre de la Durée d'abonnement en cours deviennent immédiatement dues et exigibles, en contrepartie de l'engagement souscrit par le Client ;
• le Client cesse immédiatement toute utilisation des Services et de la Documentation ; et
• les stipulations qui, par leur nature, ont vocation à survivre à la résiliation demeurent en vigueur.

• DROIT APPLICABLE ET LITIGES

Le Contrat est régi par le droit français.

En cas de litige né du Contrat ou en lien avec celui-ci, les Parties s'efforcent, de bonne foi et au mieux de leurs efforts, de rechercher une résolution amiable.

À défaut de résolution amiable dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification écrite du litige par une Partie à l'autre, chaque Partie peut porter le litige devant les juridictions compétentes.

Tout litige relatif à la validité, à l'interprétation, à l'exécution ou à la résiliation du Contrat relève de la compétence exclusive des juridictions du ressort de la Cour d'appel de Paris (France).

• DISPOSITIONS DIVERSES

• Intégralité de l'accord

Le Contrat constitue l'intégralité de l'accord entre les Parties relatif à son objet et remplace l'ensemble des discussions, négociations ou accords antérieurs, écrits ou oraux.

• Cession

Aucune Partie ne peut céder ni transférer le Contrat, en tout ou partie, sans le consentement écrit préalable de l'autre Partie.

Par exception, AIDOCS STUDIO peut céder ou transférer le Contrat, en tout ou partie, sans le consentement du Client, dans le cadre d'une fusion, scission, consolidation, cession d'actifs, changement de contrôle ou de toute opération similaire impliquant une transmission universelle de patrimoine au sens du droit français, sous réserve que le cessionnaire ne soit pas un concurrent direct du Client et continue d'exécuter le Contrat conformément à ses termes.

Une telle cession libère AIDOCS STUDIO de ses obligations à compter de la date d'effet de la cession.

• Indépendance des Parties

Les Parties agissent en qualité de contractants indépendants. Aucune stipulation du Contrat ne saurait être réputée créer une quelconque relation de subordination, de société, de mandat ou de coentreprise entre les Parties. Le personnel d'AIDOCS STUDIO demeure sous son autorité et sa responsabilité exclusives.

• Référence commerciale

Le Client autorise AIDOCS STUDIO à utiliser son nom, sa dénomination commerciale et son logo à titre de simple référence commerciale, y compris sur le site internet d'AIDOCS STUDIO et dans ses supports marketing ou commerciaux.

Une telle utilisation se limite à identifier le Client comme client d'AIDOCS STUDIO et n'implique aucune approbation ni aucun partenariat au-delà de l'existence de la relation contractuelle.

Toute étude de cas, tout témoignage ou toute communication publique décrivant en détail l'utilisation des Services par le Client est soumis à l'accord écrit préalable du Client.

Le Client peut demander à AIDOCS STUDIO de cesser d'utiliser son nom ou ses signes distinctifs à titre de référence commerciale à tout moment, moyennant un préavis raisonnable.

• Divisibilité

Si une stipulation du Contrat est jugée invalide, illégale ou inapplicable, elle est réputée divisible et n'affecte pas la validité ou l'applicabilité des stipulations restantes.

Les Parties négocient de bonne foi une stipulation valide destinée à remplacer la stipulation invalide et reflétant, dans toute la mesure du possible, l'intention initiale des Parties.

• Absence de renonciation

Le fait pour une Partie de ne pas exercer, ou d'exercer tardivement, un droit ou un recours au titre du Contrat ne vaut pas renonciation à ce droit ou recours, et n'en empêche pas l'exercice ultérieur.

• Interprétation

Le Contrat est rédigé en anglais. En cas de traduction ou de version dans une autre langue, la version anglaise prévaut.

Les intitulés sont insérés à des fins de commodité uniquement et n'affectent pas l'interprétation du Contrat.

• Notifications

Toute notification ou communication au titre du Contrat est faite par écrit et peut être envoyée par courriel ou par tout autre moyen précisé dans les Conditions particulières.

Les notifications à AIDOCS STUDIO sont faites en français ou en anglais et adressées à dataprivacy@aidocs.studio, avec copie par courriel à legal@aidocs.studio.

• Modification des Conditions

AIDOCS STUDIO peut modifier de temps à autre les présentes Conditions générales, la Politique d'utilisation acceptable et, le cas échéant, l'Accord de niveau de service et de support. Sauf stipulation contraire, toute version mise à jour prend effet au renouvellement de la durée d'abonnement applicable.

Dans l'hypothèse où le Client n'accepterait pas une modification substantielle, il peut choisir de ne pas renouveler l'abonnement à l'issue de la durée en cours.

Date d'entrée en vigueur :

30 mars 2026